mardi 5 janvier 2016

Le mail autrement : comment prioriser ? (1/5)

Avec 100 milliards de mails professionnels envoyés chaque jour dans le monde, la messagerie électronique représente 78 % des échanges avec les clients et 76 % des échanges entre collaborateurs d'une même entreprise (Alinto, 2014).

L'une des compétences essentielles du manager numérique consiste à savoir identifier et séparer parmi la masse informationnelle l'important du non important et l'urgent du non urgent.

Une solution permet de hiérarchiser et de prioriser parmi la multiplication des échanges sollicités : paramétrer sa boîte mail en appliquant la règle des « 4 D » (Four DS for Decision Making).

Selon cette règle de classement, pour chaque courrier électonique reçu, vous déterminerez son importance pour vous (laquelle résulte d'un choix) et son urgence pour vous (et non pour votre interlocuteur…).

Le critère essentiel étant son importance, selon une échelle des priorités à la fois générale (il est plus important de terminer un dossier à rendre le jour même que de préparer une réunion programmée une semaine plus tard…) mais aussi qui vous est propre (en fonction de vos projets et de leur dead-line).

Ainsi à chaque mail consulté doit répondre - immédiatement - l'une des 4 actions suivantes :

Delete it : Supprimer

Do it : Faire : important et urgent (1), important et non urgent si traitement immédiat possible c'est-à-dire moins de 2 mn (2)

Defer it : Différer : important et non urgent si le traitement immédiat n'est pas possible (3)

Delegate it : Déléguer : non important et urgent (4), non important et non urgent (5)

Faire (Do it) implique d'agir sitôt la communication lue. Cette intervention doit être immédiate. Si ce n'est pas le cas, il faut différer (Defer it), c'est-à-dire transformer le mail en tâche par exemple ou bien demander à quelqu'un de prendre le relais, déléguer (Delegate it).

Supprimer un mail (Delete it) reste un moyen efficace pour vider sa boîte de réception. Chaque mail réclame une intervention... ou n'en réclame pas. S'il n'en réclame pas, il est totalement inutile de le garder.

Un dossier est donc créé pour chacun des 4 D :
  • Boîte de réception principale : 0 courriel en fin de classement / journée.
  • Boîte 1 : Important et urgent et important et non-urgent si traitement immédiat possible (moins de 2 minutes de traitement)
  • Boîte 2 : Important et non-urgent
  • Boîte 3 : Urgent et non-important
  • Boîte 4 : Non-urgent et non-important (pour tous les autres mails)
Une fois ce classement fait, vous commencerez par traiter la boîte 1), puis la boîte 2, etc. toujours dans cet ordre. Parfois il vous sera impossible de traiter les dossiers de la boîte 3 ou 4. Ce n'est pas grave. Vous avez traité ce qui est important !

Vos priorités (Important / Non important) doivent être réinterrogées régulièrement mais pas constamment.

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