jeudi 5 septembre 2013

Le phénomène "infobésité". Comment en sortir ?

Réponse à tout
Septembre 2013

Les salariés reçoivent tant de mails qu'ils sont de plus en plus débordés et détournés de leur activité principale. Voici quelques conseils pour dire stop à la surcharge de mails.
par Alexandra Da Rocha

L'infobésité, c'est un mot-valise dont la paternité revient à David Shenk, un essayiste américain qui l'a inventé en 1993. Elle renvoie à une surcharge d'informations, comparée à une surcharge pondérale, toutes deux susceptibles d'entraîner des dysfonctionnements du métabolisme dans un cas, du processus cognitif dans l'autre. Mais la comparaison s'arrête là. Car l'infobésité, c'est subjectif. Pour les uns, elle sera ressentie à 20 mails par jour, pour d'autres à 70. Car c'est bien l'afflux de mails qui pose problème. "Recevoir trop d'informations perturbe la capacité de concentration qui est passée de quinze minutes, il y a vingt ans, à dix minutes aujourd'hui, explique Caroline Sauvajol-Rialland. Pire, en situation professionnelle, le temps moyen de concentration d'un cadre sans interruption est de huit minutes".


Et une étude réalisée par EDF a montré qu'un cadre réalisait une moyenne de 68 tâches par jour... Outre une moindre efficacité, cette surcharge d'informations risque d'affecter l'image de soi. "Deux tiers des cadres s'estiment impuissants selon une étude qui date... de 1995. Imaginez comment les choses ont évolué depuis, quand on sait que la masse d'infos disponible au format numérique double tous les quatre ans. Or un cadre qui dit "je n'y arrive pas" est un cadre mort. Sans parler des risques de burn-out." La solution ? Mettre en place dans les entreprises une véritable politique de la communication et de l'information qui protège les salariés du "tout, tout de suite" afin de leur permettre de se concentrer sur leur cœur de métier !

1. Réfléchissez à vos vrai besoins
Peu nombreux sont les cadres qui prennent le temps de se poser et de réfléchir à leurs véritables besoins en matière d'information. La plupart du temps, ils sont devant leur écran ou leur smartphone et réagissent en continu, tout au long de la journée, aux mails de leurs supérieurs ou de leurs collaborateurs sans adopter de véritable stratégie vis-à-vis de ces interpellations qui leur font perdre du temps. Pour en sortir ? Réfléchir à ses vrais besoins, structurer son activité d'information et adopter des réflexes simples.

2. Identifiez les expéditeurs privilégiés
Vous avez identifié vos besoins et, réflexion faite, les seuls mails que vous avez réellement besoin de lire sur-le-champ sont ceux de votre n+1 et de vos deux collaborateurs. Paramétrez votre boîte mail afin que leurs messages apparaissent en rouge, bleu ou vert. Vous les distinguerez d'un coup d'œil de l'ensemble des mails qui polluent votre boîte. Vous pouvez aussi choisir de leur attribuer un signal sonore.

3. Relevez moins vos mails
Pour éviter d'être submergé par des mails qui vous détournent de votre activité principale, traitez votre courrier électronique trois fois par jour maximum. Dans la plupart des professions, c'est largement suffisant. Vous redoutez de passer à côté d'une information urgente ? Pas de panique, dites-vous bien que le mail n'est pas le média de l'urgence. N'en déplaise aux geeks en tous genres, le média de l'urgence demeure le téléphone ou le face à face (en interne).

4. Minimisez l'importance des mails adressés en copie
Vous recevez un nombre incalculable de mails dont vous n'êtes pas le destinataire principal, vous êtes en copie seulement "pour info". Lisez-les en fin de journée seulement et encore si vous avez le temps. Car en réalité, vous n'êtes pas obligé d'être au courant du moindre battement d'ailes de vos interlocuteurs. Il est par ailleurs inutile de répondre à ces mails dont vous êtes en copie. Même un "bien reçu ; merci" vous fait perdre du temps. Et pour peu qu'on vous réponde "de rien", c'est encore un mail supplémentaire dans votre boîte !

5. Déléguez pendant vos vacances
Vous partez quinze jours en congés, pas question en rentrant de dépiler vos 1 200 mails deux jours durant. Au lieu de programmer une réponse automatique qui stipule que vous êtes absent jusqu'au tant et que vous prendrez connaissance de vos messages à votre retour, déléguez. Votre message d'absence doit indiquer vos dates d'absence, préciser l'adresse mail d'un collaborateur vers lequel sont redirigés automatiquement vos mails en votre absence ainsi qu'un numéro de téléphone en cas d'urgence (pas le vôtre, bien évidemment).

6. Sélectionnez vos sources
Au-delà des mails, c'est toute l'information qui sollicite votre attention. Sur votre ordinateur pro, abonnez-vous uniquement aux flux RSS des médias qui concernent votre domaine d'activité. Faites de même avec les alertes Google. Et avec Twitter, sélectionnez rigoureusement les personnes que vous suivez. Un moyen de ne pas perdre 30 % de son temps de travail à faire face aux infos tous azimuts.

Alexandra Da Rocha

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