lundi 11 mai 2020

COVID19 : DDAY du déconfinement !

Constat : le confinement a fait exploser nos deux principaux repères de vie, le lieu et le temps : vie commune avec nos enfants 24 H sur 24, télétravail et même enseignement à domicile. Le brouillage entre nos deux domaines de vie personnel et professionnel a été total, le multitasking s'est généralisé. Et notre charge mentale s’est fortement intensifiée, en particulier pour les femmes qui continuent à absorber la majorité des tâches ménagères...
Solution : restructurez vos deux domaines de vie en pratiquant la séparation entre vie perso et vie pro. Même en télétravail, organisez votre disponibilité/indisponibilité physique et virtuelle. Refusez la disponibilité permanente par mail comme par messagerie instantanée, fixez des créneaux avec vos interlocuteurs, faites respecter les horaires définis à l’avance.

jeudi 7 mai 2020

COVID19 : 25 conseils pour mieux gérer sa communication électronique (JOUR 20)

J -5 du déconfinement

Constat : votre boîte mail est ouverte toute la journée afin d’assurer une meilleure réactivité ? Mauvaise idée... La disponibilité permanente est l’ennemi de la productivité : à chaque interruption, le temps nécessaire pour vous reconcentrer sur votre tâche initiale est entre 10 et 20 fois le temps de la distraction !

Solution : préservez des temps dédiés à la gestion des mails pour un traitement « en groupe » et plus d’efficacité suivant la règle de référence des 4D.

mercredi 6 mai 2020

COVID19 : 25 conseils pour mieux gérer sa communication électronique (JOUR 19)

J -6 du déconfinement

Constat : les mails contiennent souvent des informations nombreuses et complexes. Comment et à quel moment répondre quand je n'ai qu'une réponse partielle ? Un seul mail mais différé dans le temps ? Un mail tout de suite et d'autres après ?

Solution : respectez la régle "1 mail = 1 sujet". La surcharge informationnelle provient moins de la quantité que de la difficulté à traiter la demande. En même temps, je rends plus facile l’archivage du mail en cas de besoin.

mardi 5 mai 2020

COVID19 : 25 conseils pour mieux gérer sa communication électronique (JOUR 18)

J -7 du déconfinement

Constat : pour co-construire un document ou le faire valider, le mail est souvent utilisé ce qui génére des quantités incroyables d’échanges et des conflits de corrections.

Solution : utilisez une plateforme de documents ou un outil collaboratif commun ! Chacun aura des droits associés sur les documents concernés et pourra travailler effiacement.

jeudi 30 avril 2020

COVID19 : 25 conseils pour mieux gérer sa communication électronique (JOUR 13)

J-12 du déconfinement

Constat : au retour des vacances d’été, nos boites mails sont pleines de messages inutiles (car traités par d’autres en notre absence ou simplement plus d'actualité) qu'on est obligés de traiter quand même car on ne sait pas distinguer ceux qui sont pertinents des autres... Les ¾ des cadres consultent donc leurs messages pendant les vacances pour "écluser" le flux, ce qui aggrave leur charge mentale et entrave leur récupération à distance du travail. Sans compter qu’il est difficile de consulter sans traiter/répondre…

Solution : autorisez-vous à être indisponible ! Reformulez votre message automatique d'absence et indiquez « Actuellement en congés, votre message ne sera pas lu. Je vous invite à me le renvoyer à mon retour à compter du DATE. En cas d'urgence ou si votre demande ne peut pas attendre, vous pouvez contacter MME ou MR X ». Et convenez au sein de l'équipe qu'en cas d'urgence, la reprise de contact peut se faire par téléphone exclusivement. Pour un double bénéfice : zéro mail pendant les vacances et tous les mails en absence à la poubelle au retour.
#mailonholiday #daimler