samedi 4 avril 2020

COVID 19 et télétravail : sept conseils pour dompter vos messageries


Télétravail: sept conseils pour dompter vos messageries

Mails, SMS, WhatsApp, Skype, Slack, innombrables «conf call»... À trop jongler avec les moyens de communication digitaux, les salariés en télétravail risquent l’overdose et les réseaux l’explosion. Une discipline s’impose à tous.

Par Anne Bodescot

Se laisser déborder par les messages et les appels nuit à la performance.
Trop de messages, de notifications, d’appels, sans compter les visioconférences à tout va.... Déjà dénoncée en temps normal, la sursollicitation numérique s’est encore aggravée avec l’essor du télétravail à l’heure du confinement. Ses méfaits sont pourtant bien connus. «Un salarié constamment dérangé perd du temps et s’épuise car il se déconcentre pour répondre et doit ensuite faire l’effort de retrouver où il en était pour reprendre sa tâche» rappelle Caroline Cuny, professeur de psychologie cognitive à Grenobre Ecole de management.
Résultat: la performance baisse, le risque d’erreur augmente, la charge mentale s’alourdit, ce qui alimente les émotions négatives sources d’encore plus de fatigue et d’anxiété. Soit exactement l’inverse de ce que l’on souhaite, pour soi, ses équipes, ou ses collègues, déjà sous pression. Apprendre à mieux gérer ces outils s’impose donc. Fixez vos priorités, adoptez les bonnes pratiques et... partagez-les.
1. Le mail, seulement pour ce qui n’est pas urgent
Si vous utilisez le mail ou la messagerie interne pour des informations urgentes, vous contraignez vos correspondants à les surveiller en permanence, ce qui est fatiguant et contre-productif. De plus, vous prenez le risque, s’ils ne le font pas, de ne pas obtenir la réponse souhaitée, ce qui vous obligera à laisser un sms, voire à passer un coup de fil en complément. Bilan: du temps perdu pour vous, comme pour votre correspondant, qui aura à gérer successivement, votre appel, votre message et votre mail.
«Le mail est à réserver à la transmission d’informations non urgentes» explique Caroline Sauvajol-Rialland, professeur à Sciences Po Paris et ICD Paris. «Pour ce qui est pressé, envoyez un sms ou téléphonez» ajoute cette coach, directrice du cabinet de gestion de l’information So Comment.
Bannissez le mail également lorsque vous devez négocier quelque chose, débattre d’un dossier. «Il vous faudra échanger plusieurs mails à chaque fois, avec à la clé une perte de temps et une qualité de communication dégradée» assure la spécialiste. Préférez le téléphone, suffisant si vous connaissez déjà bien votre interlocuteur, ou, sinon, la visioconférence, car elle vous permet de saisir les expressions, les attitudes de votre correspondant, qui vous «parlent» aussi.
2. Coupez les sollicitations
Vous devez vous concentrer sur un dossier ? Coupez les notifications de Whatsapp et autres messageries, fermez votre boite mail, etc. Et pourquoi ne pas vous isoler ainsi deux heures chaque matin et deux heures chaque après midi si vous vous sentez au bord de l’explosion ou si vous avez besoin de calme pour avancer dans vos missions.
«Aujourd’hui, on considère trop souvent que travailler, c’est être joignable. Or, pour bien travailler, il faut aussi savoir être indisponible» insiste Caroline Sauvajol-Rialland, qui plaide pour que les managers donnent l’exemple et instaurent cette règle dans leurs équipes.
Vous craignez que vos collègues ne cherchent à vous contacter quand même pour des dossiers pressants ? «Pourquoi ne pas paramétrer l’envoi d’un message automatique à ceux qui tentent de vous joindre pour les avertir que vous n’êtes pas disponible pour le moment, et qu’ils doivent téléphoner en cas d’urgence ? » questionne Caroline Cuny.
3. Rangez votre boite mail
Vous ne devez pas trier vos courriers au fil de l’eau, mais les relever une ou deux fois dans la journée. «D’abord, osez jeter sans les regarder les messages qui ne vous concernent pas» recommande Caroline Sauvajol-Rialland. Traitez immédiatement les mails qui exigent une réponse rapide ou peuvent réglés très rapidement (inutile de perdre du temps à vous y replonger plus tard), et bien sûr, ceux qui concernent des tâches à déléguer à d’autres.
Transférez les autres mails, ceux qui demandent plus de temps ou qui ne peuvent être traités dans l’immédiat, vers un sous dossier de votre boite mail et «fixez un moment dans votre agenda pour y répondre, dans la journée ou le lendemain» conseille la spécialiste du management de l’information.
4. Respectez les règles du savoir vivre électronique
Certaines DRH ont dû, depuis le début du confinement, rappeler les règles de bonne conduite pourtant évidentes de la communication électronique: limiter autant que possible les destinataires d’un mail pour ne pas «polluer» des collaborateurs qui ne sont pas concernés par l’information diffusée, éviter de cliquer sur «répondre à tous» quand vous voulez vous adresser en réalité seulement à l’expéditeur du mail, etc.
D’autres bonnes pratiques ? Un mail ne doit avoir qu’un seul sujet, pour simplifier la vie de votre interlocuteur. Si vous abordez trois points différents, il aurait peut-être pu répondre tout de suite aux deux premiers, mais différera sa réponse à cause du troisième. Vous perdez tous les deux du temps et il lui sera plus difficile de classer votre courrier.
«Mettez au point un code avec vos équipes. Si le sujet du mail est précédé de LR (lecture requise), répondre n’est pas indispensable, à la différence de RR (réponse requise)e. Tandis que AR signifie Action requise» explique Caroline Sauvajol-Rialland
Cette consultante recommande aussi, avant d’envoyer par mail une information sensible, d’avoir la délicatesse d’avertir les intéressés par téléphone.
5. Utilisez Doodle pour fixer les horaires des réunions
Cette plate-forme qui gère l’organisation des réunions vous évitera de vous épuiser en messages pour arriver à trouver un créneau qui convienne à tous les participants.
6. A chaque messagerie, son rôle
Réservez par exemple Whatsapp aux moments de convivialité, Slack aux messages professionnels... Ainsi, vous saurez ce que vous pouvez débrancher, le soir ou dans la journée, selon votre disponibilité.
7. Respectez le droit à la déconnexion
Respectez le droit à la déconnexion des autres. S’ils font l’erreur de regarder leurs mails avant d’aller se coucher, peut-être verront-ils c message que vous en avez envoyé à 22 heures, seront tentés d’y répondre ou y penseront toute la nuit... «Il est possible de paramétrer l’envoi différé de vos mails, si vous voulez les rédiger en dehors des horaires de bureau. Ainsi, vous ne risquez ni de les oublier dans vos brouillons, ni de les envoyer avant un horaire acceptable»souligne Caroline Sauvajol-Rialland.

jeudi 19 mars 2020

Covid 19 : protégez-vous aussi de l'overdose d'informations anxiogènes


Interview de Caroline Sauvajol-Rialland par Laure Dasinières pour Le Figaro
Publiée le 17 mars 2020

Chaines d'infos qui tournent en boucle, alertes et newsletters, réseaux sociaux... La pandémie de Covid 19 a investi tous les recoins de notre sphère d'information et l'intégralité des rubriques, de la santé à la politique, de l'économie au sport en passant par le high-tech ou la culture.

Si la situation est inédite sur le plan sanitaire, elle interroge aussi sur notre rapport à l'information. Sans nul doute, nous sommes arrivés à l'ère de ce Caroline Sauvajol-Rialland, professeur à Sciences Po et fondatrice de So Comment, nomme "l'infobésité. C'est le fait de recevoir plus d'informations qu'on ne peut en traiter, explique celle qui a popularisé le terme en France. C'est un problème cognitif de saturation et de capacité à comprendre et à réemployer les informations que nous recevons". Une situation qui peut avoir de réels dommages sur notre mental et nos comportements. "Certains chercheurs parlent de "brouillard informationnel" ou "d'information stock syndrome" poursuit Caroline Sauvajol-Rialland. "L'infobésité nousne
place dans un état de confusion mentale, ou peut provoquer un choc".

Saturation de la peur

Concernant l'épidémie en cours, "il ne s'agit pas d'un cas manifeste où les médias en font trop" pour Cyrille Franck, directeur de l'ESJ Pro Médias Paris, journaliste, formateur et consultant. Les difficultés viennent plutôt "d'un problème de gestion de la temporalité de l'information et de l'immédiateté". Nous rencontrons une situation de surchauffe dont nous sommes en partie responsables. En effet, nous tendons à développer une addiction à cette actualité en permanence en train de se construire, et en demandons toujours plus de peur de manquer de quelque chose. Or "le caractère répétitif d'une information anxiogène est extrêmement préjudiciable" explique Caroline Sauvajol-Rialland. Une étude menée après les attentats du marathon de Boston montre que des personnes qui n'étaient pas présentes, mais qui avaient visionné les images pendant 10 jours, cinq à sept heures par jour, avaient développé un syndrome de stress post-traumatique à l'instar des victimes".

"Il y a deux types de réactions possibles quand on est exposé à énormément d'informations sur le même sujet, estime Laurence Corroy, maîtresse de conférence en sciences de l'information et de la communication à l'Université de Paris III Sorbonne Nouvelle et spécialiste de l'information aux médias. "D'une part une impression de dangerosité extrêmement forte qui fait que l'on peut mal évaluer les risques, et qui provoque une réelle saturation de la peur qu'on peut aussi ne plus en tenir compte et adopter des comportements déraisonnables. D'une part, l'envie d'être coupé de l'information et de ne plus vouloir savoir. Ces deux comportement sont évidemment des comportements à risque".

"Le plus raisonnable est de se cantonner aux médias de qualité dont on connaît le sérieux"
Caroline Sauvajol-Rialland

Face à l'afflux d'informations, "les gens se mettent en retrait pour ne pas s'exposer à l'actualité en se disant "puisqu'on ne peut rien faire, cela ne sert à rien de regarder" explique Cyrille Frank. Or dans un contexte comme celui de l'épidémie en cours, cette mise à l'écart volontaire est tout aussi dangereuse car elle peut induire une incompréhension de la gravité de la situation, et une ignorance des mesures à adopter individuellement pour se protéger et contribuer à stopper la propagation du virus. Aujourd'hui, compte tenu de la situation et du rôle que nous avons tous à jouer durant cette crise, s'informer est nécessaire. Mais encore faut-il le faire d'une manière qui nous permette de traverser cette période difficile le plus sereinement possible.

Attention aux algorithmes

Laurence Corroy rappelle avant tout que ce type d'événement met en lumière des façons d'être déjà existantes. "Chacun a son propre curseur, affirme t'elle. Le rapport à l'image et à l'information est très individuel, selon que l'on est optimiste ou pessimiste". A chacun donc de se créer un système d'information à sa mesure. Caroline Sauvajol-Rialland recommande toutefois "de se tourner vers des médias qui permettent de prendre du recul et d'éviter l'immédiateté et l'émotionnel".

Pour Laurence Corroy, "le plus raisonnable est de se cantonner aux médias de qualité dont on connait le sérieux. Il conviendrait peut-être aussi d'éviter les phénomènes de rebond sur un article, c'est-à-dire de ne pas cliquer sur les liens et les sous-liens, ce qui peut nourrir l'angoisse ou amener vers des sources moins fiables. Il apparait également sage d'éviter de trop solliciter les algorithmes des moteurs de recherche". In fine, nous aurions tous intérêt à limiter notre temps d'exposition quotidien aux médias, en réserver, chaque jour, un moment circonscrit pour nous renseigner sur la situation et les dispositions à prendre. Puis à tenter de penser à autre chose.









vendredi 28 février 2020

Trop et mal s'informer rend t-il malade ? La Croix - 21 février 2020



Interview de Caroline Sauvajol-Rialland

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En finir avec la surcharge d'informations... Vite !

Interview de Caroline Sauvajol-Rialland pour la Gazette des communes publiée le 24 janvier 2020

L'infobésité, ce trop plein d'informations que subissent les agents a des conséquences négatives sur leur efficacité et leur santé. Il est temps d'agir.

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lundi 25 novembre 2019

Conférence "Infobésité : comment gérer la surchauffe digitale" pour les CEO le 19 novembre au Luxembourg

En présence du Premier ministre luxembourgeois, Xavier Bettel, et à l'invitation de l'IMS Luxembourg Caroline Sauvajol-Rialland a donné une conférence "Infobésité : comment gérer la surchauffe digitale" pour les CEO Luxembourgeois le 19 novembre à l'Arbed (Luxembourg)