Devez-vous répondre aux emails pendant les vacances ? Ça fait débat sur RMC

23 juillet 2018 - Bourdin Direct

BFM/RMC

A priori, cette question ne fait pas débat. L'été, c'est normalement l'occasion de faire un break pour recharger les batteries. Et pourtant, la déconnexion n'est pas encore entrée dans les mœurs.

62 % des Français continuent à répondre à leurs appels ou bien à leurs emails professionnels pendant leurs congés et 42 % le font plusieurs fois par jour.

C’est ce que nous apprend l'étude d'une agence d'intérim. Ces vacanciers connectés sont souvent des cadres à l'image de Michael, 42 ans, qui continue à travailler même sur la plage pour ne pas être submergé à son retour au travail.

"Quand on n’est pas là, personne n’est là pour prendre le relais donc c’est difficile de totalement déconnecter. Si on laisse le travail s’accumuler, automatiquement, trois semaines après, on va se retrouver avec une masse de travail astronomique".

Et pourtant la déconnexion est un droit. Inscrit dans le code du travail, votre employeur n'est pas censé vous contacter pendant vos congés, il risquerait une amende de 1 500 euros.

Ce principe a même été réaffirmé par la loi El Khomri, qui préconisait une charte de bonne conduite au sein des entreprises. Deux ans plus tard, rien n'a changé, à entendre Caroline Sauvajol-Rialland, spécialiste de la communication en entreprise.

"C’est compliqué, c’est une nouvelle culture. Les cadres en particulier, considèrent que ça fait partie du package de cadres de répondre en dehors des heures de travail. C’est un cercle vicieux. C’est-à-dire que quand dans une équipe une personne est connectée 24/24h et répond au manager tout le temps, les autres, adoptent le même régime. On ne veut pas être en reste. Rien ne se passera tant que les dirigeants d’entreprises considéreront que le droit à la déconnexion est une foutaise. Tant qu’il n’y aura pas de prise de conscience, ça ne bougera pas beaucoup. Les jeunes ont de fortes attentes. Pour eux, il n’est pas question de répondre non-stop. Ça ne correspond pas à leur philosophie de vie".

Les experts le disent, couper avec le travail pendant les vacances est indispensable pour reprendre des forces. Et tant pis pour les centaines d'emails qui vous attendent de retour au boulot.

Si vous rentrez avec les batteries pleines, ce sera du gâteau. Alors que si vous n'avez rien rechargé, la moindre surcharge de travail vous paraîtra insurmontable. Comme le dit l'adage: "Prendre du recul, c'est prendre de l'avance".

© BFM/RMC

Nettoyer sa boîte mail serait une pure perte de temps

France Info - C'est mon boulot - 11 mai 2018

par Philippe Duport

Si vous faites le pont cette semaine, ou si vous êtes au bureau, vous allez peut-être profiter de ce temps plus calme, sans coups de fil, pour faire un grand ménage dans votre boîte mail. Mais attention, ce pourrait être une pure perte de temps.

4 996 mails non lus sur mon téléphone. Mais je ne dois pas faire partie des plus mauvais élèves. N'empêche que voir ce chiffre tous les jours a quelque chose d'angoissant, et génère un rien de culpabilité. On essuie de temps en temps quelques moqueries, surtout de la part des adeptes d'une méthode née il y a une dizaine d'années et qui est toujours assez en vogue, dite de l'Inbox zéro. Cette dernière veut qu'on n'ait aucun mail en attente, et selon laquelle il faut vider intégralement sa boite mail, classer systématiquement tout dans des dossiers, répondre dans l'instant. Ou jeter. Mais en aucun cas laisser s'empiler les mails non lus. Pas évident quand, comme la moyenne des Français, on en reçoit 39 par jour. Un chiffre qui en fera sourire plus d'un. Un cadre passerait 30 % de son temps à gérer ses e-mails, selon Caroline Sauvajol-Rialland, spécialiste de l'infobésité, du trop plein d'informations.

De la procrastination structurée

Cette méthode de l'inbox zéro est aujourd'hui contestée. C'est un ponte américain qui vient jeter un pavé dans la mare débordante de nos e-mails. Dan Ariely est professeur de psychologie et d'économie comportementale à la prestigieuse université de Duke, aux États-Unis. Pour lui cette volonté farouche d'entretenir une boîte mail vierge, c'est de la procrastination structurée. C'est-à-dire l'art de se livrer à des micro-tâches, rapides à effectuer, qui nous donnent l'illusion de faire quelque chose, nous donnent une satisfaction immédiate... alors qu'elles nuisent à notre concentration et qu'elles nous permettent de repousser sans cesse le moment de nous mettre au travail. Et puis, demande Dan Ariely, "combien de personnes vont mourir heureuses en sachant qu'elles n'ont plus aucun email à envoyer ?"... Moralité : la méthode Inbox zéro serait à oublier au plus vite. Un grand nombre de courriers non lus serait juste la preuve que vous savez ne pas perdre de temps...

Alors que faire ? Dan Ariely propose une solution : envoyer une réponse automatique à tous les messages reçus, qui explique qu'on ne répondra pas à chaque e-mail. Et qui propose un formulaire : selon que la réponse peut attendre un mois, une semaine ou un jour. Le professeur américain estime à seulement 2 % le nombre d'emails qui ne peuvent vraiment pas attendre.

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Le mail autrement : appliquez les règles de lisibilité (5/5)

Comment rédiger un e-mail ? Chacun de vos mails doit être facilement exploitable par vos interlocuteurs. De plus, si vos mails sont lus par vos destinataires, ils le sont aussi souvent par des personnes qui, au départ, n'étaient pas destinataires. D'où l'importance que revêt la qualité de votre expression écrite ! Un mail est et reste une correspondance. Pour être lu, respectez les règles de lisibilité de fond et de forme.

La lisibilité - ou propriété qu'un texte doit posséder pour être aisément compris - est le gage d'une communication écrite efficace et réussie. Un texte lisible est un texte lu sans effort (le rédacteur fait l'effort pour les deux), avec plaisir (un texte ennuyeux est vite abandonné), vite compris et mieux retenu.

Les règles de fond de la lisibilité

- Communiquez à l'écrit sur des faits ! Un fait représente la réalité. Il est indéniable, irréfutable, observable par tous. Distinguez les faits de ce qui relève de l'analyse et de ce qui trait au commentaire. Vous renforcez votre crédibilité en communiquant sur les faits. Vous la diminuerez en communiquant sur vos émotions et sentiments. Restez neutre.

- Formulez votre message : Qui, Quoi, Quand, Où et, éventuellement, Pourquoi et Comment. Construisez ensuite votre message en « pyramide inversée » : l'information essentielle est à donner en tête de message et non à la fin.

Par exemple, n'écrivez pas « Je viens d'obtenir les informations requises. Il se trouve que ce fournisseur a déjà eu plusieurs contentieux avec ses clients, notamment avec X et Y au cours des trois dernières années. La décision a été prise de le supprimer de notre liste de fournisseurs référencés pour les marchés à venir. Je vous demande d'en tenir compte dès aujourd'hui » mais plus simplement « La décision a été prise de supprimer tel fournisseur de notre référencement. Cette décision est applicable immédiatement. En effet... + motifs ». Le plus important au début !

- Pensez à formuler avec précision et concision votre objet. Cela est déterminant pour être lu (Le mail autrement : prioriser par l'objet).

- Ecrivez en français, c'est-à-dire refusez le style télégraphique, évitez les abréviations de type SMS et utilisez la ponctuation.

- Soyez concis - 1 mail = 1 sujet - et privilégiez les phrases courtes, de 15 à 20 mots.

- Faites des paragraphes - 1 mail = 3 paragraphes maximum - et limitez votre mail à la hauteur d'une page écran. Au-delà, rédigez un document, un compte-rendu ou une note de synthèse, à adresser en pièce jointe pour l'externe ou à afficher sur une plateforme collaborative pour l'interne.

- Utilisez le temps présent, le temps de l'action.

- Utilisez des tournures de phrases affirmatives et actives (et non des tournures négatives et passives).

- Préférez un vocabulaire simple et non technique et des verbes d'action (et non d'état).

- N'abusez pas des adjectifs et des adverbes.

- Ne pas tenter de faire preuve d'humour au risque d'être mal compris par écrit. Si c'est indispensable, utilisez les Smileys qui éclaireront vos interlocuteurs sur votre état d'esprit et vous permettront d'être mieux compris.

- Respectez les formules de politesse mais en version plus synthétique.

Par exemple, remplacer « Je vous prie d'agréer Madame / Monsieur mes sincères salutations » par « Sincères salutations ».

- « La prose n'est jamais terminée » disait Flaubert. Relisez-vous !

Trois conseils pour vos messages électroniques IMPORTANTS :

1. Vous les laissez « mûrir » au moins une heure avant de les envoyer, même si c'est urgent.

2. Vous les faites relire par une tierce personne. 

3. Au moment de leur rédaction, vous vous placez systématiquement dans la logique suivante : Tous mes messages peuvent être lus par d'autres personnes que mes destinataires.

Les règles de forme de la lisibilité.

- Pas de majuscule : la capitale correspond en langage web à un cri (hausse de ton). Et par ailleurs, les majuscules sont plus difficiles à lire.

- Respecter les accents.

- Ne pas justifier ses textes : les textes en drapeau sont plus lisibles.

- Augmenter l'interlignage (1,5 minimum) et espacez les paragraphes.

- Augmenter le contraste entre le texte et son arrière-plan si nécessaire.

- Privilégiez les polices de caractère conçues pour les écrans, comme les polices Verdana, Geneva, New York ou Georgia, par exemple, et n'utilisez qu'une seule police.

- Mettez en valeur une information en utilisant du gras ou de la couleur (et non en soulignant votre texte).

- Utilisez une signature automatique, à condition qu'elle soit courte et sans fioriture excessive, limitée aux nom et prénom, au titre et à l'entreprise, au mail, au téléphone... et, éventuellement, un logo léger et une adresse de site d'entreprise.

- Et surtout bien évidemment, tout le monde applique les mêmes règles en interne !

Le mail autrement : respectez les règles d'usage (4/5)

Avant de rédiger un e-mail, interrogez-vous sur la pertinence du média à utiliser. Le mail étant un outil très facile d'utilisation, il est souvent préféré à d'autres outils de communication. Ainsi, la vérification de la disponibilité de son interlocuteur est inutile en cas d'envoi de message contrairement au téléphone ou à la réunion... Pourtant, le mail n'est pas toujours le meilleur moyen pour communiquer. Tout dépend de votre objectif de communication - contexte - qui reste donc à déterminer AVANT de commencer à rédiger.

Trois contextes - objectifs - principaux de communication peuvent être identifiés :

1 - La conversation

- Réponse immédiate attendue, par exemple dans une prise de décision (urgence) : téléphone ou messagerie instantanée
- Demande ponctuelle immédiate, recueillir par exemple une expertise sur un point précis : messagerie instantanée
- Sujet ou problème peu structuré réclamant une succession d'échanges interactifs liés les uns aux autres : face-à-face ou visioconférence
- Sujet complexe et sensible nécessitant une communication riche : face-à-face

Le courrier électronique n'est donc pas l'outil de communication à privilégier lorsque un besoin / un objectif de communication suppose un échange avec rétroaction réciproque. En pratique, le mail remplace parfois la messagerie instantanée dans les deux premiers cas.

Quelques mauvaises pratiques identifiées :

- Les mails « ping-pong » : des échanges multiples par aller/retour aggravés par la multiplication des correspondants et des relances.
Le risque est la « non conclusion » car, contrairement à une réunion, dans un échange de mail il n'existe pas de fin... Il faut se limiter à deux échanges maximum par mail sur un sujet ou sinon provoquer une réunion.

- Les mails « parapluie » : transférer la responsabilité d'un problème sur une autre personne.
Ce type de communication - impersonnelle - n'est pas compatible avec le travail en mode équipe et projet car il ne permet aucun échange interactif réel. Mieux vaut ne pas tenir compte de ces mails et, s'ils sont fréquents de la part d'un collaborateur, régler le problème directement avec lui.

- Les mails « flammes » : exprimer une réaction vive à chaud.
Ce type de réaction est compréhensible à condition de demeurer informel. Exprimé en revanche sur un support permanent et susceptible de large diffusion, il ne l'est plus. S'il faut écrire un mail « flamme », alors enregistrez-le en mode brouillon  revenez dessus quelques heures plus tard. Il sera temps, à froid, de décider de l'envoi ou non du message.

2 - Le message

Pour des sujets ou des problèmes structurés pouvant être formalisés dans un court message avec des points identifiés et impliquant une réponse différée : mail.

3 - La diffusion

- Communication unidirectionnelle : pas de réponse nécessairement attendue : mail
- Sujet ou problème structuré pouvant être formalisé en moins d'une page) : mail / en plus d'une page : site collaboratif
- Interlocuteurs pas forcément identifiés et potentiellement en nombre important : mail
- Mise à disposition du message au-delà du groupe de diffusion et dans la durée : site collaboratif

Un bon exemple de mauvaise pratique courante est l'échange répété des versions d'un document. L'échange et la convergence sur un document sont réalisés de façon beaucoup plus rapide en partageant ce document sur un site collaboratif plutôt qu'en additionnant de multiples version dans un échange de mails.

Les principaux et limitatifs usages du mail sont les suivants :

1. Demander à quelqu'un de faire quelque chose : prescrire l'action

2. Informer quelqu'un de quelque chose 

3. Diffuser/partager des documents avec des destinataires externes

Le recours à la messagerie électronique doit être limité ! D'une manière générale, privilégiez toujours les médias de communication qui permettent la plus grande interaction avec votre interlocuteur : le face-à-face - ou la réunion si plusieurs interlocuteurs sont concernés -, le téléphone et ensuite seulement la messagerie électronique.

Il est important d'intégrer la dimension émotionnelle du mail et son effet amplificateur. L'outil exacerbe les émotions, entraîne des comportements abusifs. Nous observons par exemple qu'un émetteur se permet davantage d'agressivité par écrit que face à son interlocuteur. Et l'écrit reste... Si la tension monte, il est conseillé de cesser la communication par mail puis de la remplacer par un face-à-face. Le mail dépersonnalise les échanges. Et son utilisation excessive génère une baisse de satisfaction au travail, une dégradation des relations et une démotivation.

En outre, le mail ne doit pas non plus être utilisé s'il y a un risque d'interprétations différentes ou multiples du message ou encore un risque de malentendu. Or, la communication écrite accentue particulièrement ces risques. Limitez votre communication par mail pour prévenir les conflits !

Le délai de réponse moyen à un mail est de 3 jours (sauf urgence). Asynchrone, le mail n'est donc pas le média de communication à mobiliser en cas d'urgence. Une mauvaise pratique communément répandue consiste à relancer téléphoniquement ses interlocuteurs s'ils n'ont pas répondu assez vite… Attendez leur réponse ! Soyez enfin vigilant sur les heures et jours d'envoi de vos mails. N'adressez pas de mails à vos collaborateurs le soir ou le week-end. La jurisprudence sanctionne ces pratiques et vos collaborateurs risquent de caler leurs pratiques sur les vôtres et vous inonder à leur tour. Enregistrez vos mails en mode brouillon et envoyez-les le lendemain. En cas d'urgence, utilisez le téléphone...

Le mail autrement : prioriser par l'objet (3/5)

L'objet est naturellement lu juste avant ou juste après l'émetteur du message (souvent de façon concomitante). Idéalement, il doit constituer le deuxième critère de priorisation tandis que la source - l'émetteur - du message demeure le critère principal (Le mail autrement : prioriser par les émetteurs et destinataires).

Si l'objet est bien rédigé, il vous permettra immédiatement d'évaluer son importance. Par exemples, « Annulation contrat X » ou « Compte-rendu de la réunion du 15/10/15 »...

Il est donc un élément fondamental de hiérarchisation de l'information en réception mais renforcera aussi vos chances d'être lu en émission.

Un objet égale un sujet. Un mail égale un seul et unique sujet ! Deux sujets réclament donc la rédaction de deux messages. Au-delà de quatre sujets, le mail n'est plus alors l'outil de communication adapté... la réunion l'est !

Votre objet doit être court, précis et sans supposition. Par exemple, écrivez « Dossier Z : annulation du rendez-vous avec Mr X le 26 juin » plutôt que « Rendez-vous client annulé ».

La taille du sujet varie selon les webmails et logiciels de messagerie. Un sujet trop long ne s'affichera que partiellement sur l'écran de votre destinataire. Aussi soyez précis et concis !

Précisez votre objectif  - le but que vous poursuivez en écrivant - à votre destinataire dans l'objet selon les 4 niveaux d'importance ci-dessous. Votre interlocuteur saura ce que vous attendez de lui et pourra prioriser plus rapidement votre demande et donc vous répondre plus rapidement si nécessaire.

PVI : Pour Votre Information (ne réclame aucune action)

LR : Lecture Requise

AR : Action Requise

RR : Réponse Requise

Au fil du temps et si vos interlocuteurs - au moins en interne - utilisent le même référentiel, les AR et RR deviendront une source de priorisation très efficace.

En cas de message urgent, le préciser dans le titre. A défaut, indiquer la date d'échéance s'il y en a une.

Enfin, en cas de mail personnel, préciser « Personnel et confidentiel » dans le titre du mail. Seuls ces mails sont protégés par le secret de la correspondance, tous les autres peuvent être lus et utilisés - notamment à titre de preuve - par l'entreprise.

Le mail autrement : prioriser par les émetteurs et destinataires (2/5)

En réception

Afin de prioriser ses mails, créez des règles de classement automatique de vos messages en identifiant vos émetteurs les plus importants. Le premier critère de priorisation est la source ! Qui vous écrit ? A partir du moment où n'importe qui ou presque peut avoir accès à votre adresse mail (le format est en effet le même pour tous les salariés de la même organisation…), c'est la question fondamentale. Votre N + 1 et votre N - 1 par exemple peuvent bénéficier d'une priorité de lecture. De même que vos deux ou trois clients les plus importants, en externe ou en interne. Leurs messages peuvent apparaître en couleur par exemple, ce qui vous permettra de les repérer immédiatement et de les traiter en priorité selon la règle des 4D.

Les mails reçus en copie doivent faire l'objet d'une règle similaire et aller se classer automatiquement dans un dossier spécifique. En effet, ils n'impliquent aucune réponse ou action de votre part. Vous pourrez les consulter à des moments choisis, sans interrompre vos activités à chaque notification.

Les notifications des réseaux sociaux et/ou de veille économique ou concurrentielle récurrente (newsletter, forums…) doivent être traités de la même façon (classement automatique dans un dossier spécifique et consultation choisie).

Un dernier filtrage utile consiste à créer une règle de classement automatique dans la poubelle des mails récurrents émanant d'interlocuteurs que vous ne lisez pas depuis plus de 6 mois. Dans ce cas vous ne les lirez jamais ! Cette règle peut être complétée par une autre règle de vidage automatique de votre corbeille. A chaque fois que vous fermerez votre messagerie électronique, les messages seront automatiquement supprimés. A vérifier enfin : le bon fonctionnement de l'anti-spam…

Ces règles interviennent comme des filtres automatiques. Elles permettent d'optimiser l'organisation de votre messagerie et surtout d'identifier le plus important pour prioriser leur traitement. Ces règles sont à réviser  régulièrement en fonction de l'évolution de vos missions et projets en cours.

En émission

Afin de faire gagner du temps à vos destinataires, choisissez-les avec discernement. La mise en copie systématique des messages - la plupart du temps inutile - devient insupportable dans un contexte d'explosion informationnelle.

Pour effectuer cette sélection, identifiez précisément votre objectif de communication.

S'il est possible d'informer en même temps 10 personnes efficacement, en revanche vous devez vous adresser spécifiquement à la personne dont vous attendez une action ou une réponse précise.

Dans la mesure du possible, votre destinataire est - et doit être - votre unique interlocuteur.

Chaque personne placée en copie l'est à titre d'information. Ce qui signifie que n'est attendu d'eux ni réponse, ni action !

Le champ « Cci » (Copie conforme invisible) ou Bcc (Blind carbon copy) permet de placer un (ou des)  destinataire(s) en copie sans avertir les autres. A réserver à un cas unique : la confidentialité des adresses.

Enfin, la fonctionnalité « Répondre à tous » doit être limitée au maximum. Certaines entreprises l'ont même supprimé totalement. Un exemple de mauvaise pratique courante : réponse à tous pour une convocation à une réunion...

Le mail autrement : comment prioriser ? (1/5)

Avec 100 milliards de mails professionnels envoyés chaque jour dans le monde, la messagerie électronique représente 78 % des échanges avec les clients et 76 % des échanges entre collaborateurs d'une même entreprise (Alinto, 2014).

L'une des compétences essentielles du manager numérique consiste à savoir identifier et séparer parmi la masse informationnelle l'important du non important et l'urgent du non urgent.

Une solution permet de hiérarchiser et de prioriser parmi la multiplication des échanges sollicités : paramétrer sa boîte mail en appliquant la règle des « 4 D » (Four DS for Decision Making).

Selon cette règle de classement, pour chaque courrier électonique reçu, vous déterminerez son importance pour vous (laquelle résulte d'un choix) et son urgence pour vous (et non pour votre interlocuteur…).

Le critère essentiel étant son importance, selon une échelle des priorités à la fois générale (il est plus important de terminer un dossier à rendre le jour même que de préparer une réunion programmée une semaine plus tard…) mais aussi qui vous est propre (en fonction de vos projets et de leur dead-line).

Ainsi à chaque mail consulté doit répondre - immédiatement - l'une des 4 actions suivantes :

Delete it : Supprimer

Do it : Faire : important et urgent (1), important et non urgent si traitement immédiat possible c'est-à-dire moins de 2 mn (2)

Defer it : Différer : important et non urgent si le traitement immédiat n'est pas possible (3)

Delegate it : Déléguer : non important et urgent (4), non important et non urgent (5)

Faire (Do it) implique d'agir sitôt la communication lue. Cette intervention doit être immédiate. Si ce n'est pas le cas, il faut différer (Defer it), c'est-à-dire transformer le mail en tâche par exemple ou bien demander à quelqu'un de prendre le relais, déléguer (Delegate it).

Supprimer un mail (Delete it) reste un moyen efficace pour vider sa boîte de réception. Chaque mail réclame une intervention... ou n'en réclame pas. S'il n'en réclame pas, il est totalement inutile de le garder.

Un dossier est donc créé pour chacun des 4 D :

• Boîte de réception principale : 0 courriel en fin de classement / journée.
• Boîte 1 : Important et urgent et important et non-urgent si traitement immédiat possible (moins de 2 minutes de traitement)
• Boîte 2 : Important et non-urgent
• Boîte 3 : Urgent et non-important
• Boîte 4 : Non-urgent et non-important (pour tous les autres mails)

Une fois ce classement fait, vous commencerez par traiter la boîte 1), puis la boîte 2, etc. toujours dans cet ordre. Parfois il vous sera impossible de traiter les dossiers de la boîte 3 ou 4. Ce n'est pas grave. Vous avez traité ce qui est important !

Vos priorités (Important / Non important) doivent être réinterrogées régulièrement mais pas constamment.

Supprimer l'e-mail pour mieux communiquer ?

26 mars 2015 - Siècle digital.fr

par Noémie Gmur

Envoyer un document, fixer un rendez-vous, poser une question, le courrier électronique est monnaie courante en entreprise. Jugés pratiques, rapides et efficaces, les e-mails peuvent aussi représenter un facteur de stress, réduisant alors l'efficacité des employés. Retour sur le phénomène d'infobésité à l'heure où la digital detox séduit de plus en plus de Français.

D.R.

A la fin du mois de févier, Olivier Mathiot, PDG du site marchand Priceminister annonce la mise en place pour ses employés d'une demi-journée sans e-mail. Ainsi un vendredi matin par mois, les salariés de la plateforme de vente en ligne n'ont plus le droit de communiquer entre eux par courrier électronique. Cette décision vise à encourager les collaborateurs d'un même bureau à mieux communiquer entre eux. Punition ou sevrage ? Cette pratique fait figure de véritable OVNI dans le paysage français.

> Lire la suite de l'article sur Siècle digital.fr

Que se passe-t-il toutes les 60 secondes sur Internet ?

© Qmee

"Une surcharge et un risque pour les salariés et l'entreprise"

Ouest France
Mardi 20 mai 2014

Dans le cadre d'un dossier intitulé "Comment réduire les mails au bureau ?", retrouvez un entretien récemment accordé par Caroline Sauvajol-Rialland au journal Ouest France.

propos recueillis par Morgan Kervella

Qu'est-ce que l'infobésité dénoncée par votre livre ?

C'est le fait d'être confronté à une trop grande quantité d'informations par rapport à ce que l'on est capable de traiter. Dans le monde du travail, cette surcharge concerne deux cadres sur trois. Elle fait courir des risques aux entreprises (baisse de productivité, baisse de l'innovation...) comme aux salariés (stress, burn-out...).

Faut-il se passer de l'e(mail ?

Des études anglo-saxonnes annoncent sa disparition dans les dix ans, au profit d'outils de messagerie instantanée plébiscités par les jeunes, mais l'e-mail reste l'outil de communication dominant aujourd'hui.

Toutes les initiatives sont bonnes pour en réduire le volume, mais je ne crois pas aux journées sans e-mails. Certaines entreprises ont développé des réseaux sociaux internes, mais le succès n'a pas toujours été au rendez-vous.

Quelles solutions pour diminuer ce flot d'information ?

On peut paramétrer sa messagerie en listant cinq destinataires prioritaires et en ne consultant les autres messages qu'une ou deux fois par jour. Mais les vraies solutions sont collectives. Chaque entreprise doit définir des règles pour mieux organiser la circulation de l'information.

Doit-on réapprendre le bon usage des e-mails ?

Oui, dans la mesure où on assiste à un détournement de l'usage des messages électroniques, par manque de formation. Un e-mail sert à prescrire un ordre ou à transmettre une information, voire un document. Mais ce n'est ni un outil de négociation ni un outil d'urgence. Il faut pour cela privilégier le face-à-face ou le téléphone. Et ne jamais répondre à un mail dont on est destinataire en copie.

Quelques réponses apportées par So Comment à l'occasion de l'événement Big Data et Infobésité

(In)communication ?

Quel est l'objet que 36% des américains touchent en dernier avant de s'endormir le soir et en premier le matin en se réveillant ?

Leur téléphone portable !

La surcharge informationnelle génère aussi, suprême paradoxe, une incommunication.

Quel est le % de temps de travail quotidien d'un cadre consacré à l'activité d'information ?

35 % du temps de travail d'un cadre est consacré à l'information. C'est une proportion qui ne fait que croître depuis 10 ans. Or l'activité d'information est sensée se superposer/doubler l'activité principale qui reste l'activité de production....


Compte tenu de la hausse de la volumétrie de l'information numérique, que se passera t-il quand l'activité d'information occupera 50 % du temps de travail ? C'est l'existence même de l'entreprise qui est menacée. Et le traitement de l'information, le seul exemple d'activité professionnelle aussi importante en volume, et en même temps non reconnu dans le temps de travail des collaborateurs et non évalué. Une activité souterraine en quelque sorte...

L'information est-elle vitale pour l'entreprise ?

L'information est à l'entreprise ce que le sang est à l'organisme. Oui ! Elle est vitale !

L'information permet de prendre des décisions de façon éclairée. Elle intervient comme un réducteur d'incertitude en permettant de comprendre et de se situer dans son environnement. Et un facteur de résolution de problèmes.

L'information permet aussi d'augmenter et de valoriser le capital de connaissance de l'organisation. Notre économie est aujourd'hui une économie de services à plus de 80 %...


La compétitivité des organisations passe désormais moins par ses structures et sa productivité que par la gestion de son capital immatériel sous forme de compétences métiers, de savoirs, de savoir-faire, de brevets, de stratégies, d'innovations technologiques.

L'outil de production se dégrade avec le temps, la connaissance elle est le seul instrument de production qui n'est pas sujet à la dépréciation.

Big Data et Infobésité

L'information est-elle vitale pour l'entreprise ?

Pour en savoir +, rendez-vous à Niort le 20 mars 2014 à 19 h Salle de l'Acclameur !

Quel est le % de temps de travail quotidien d'un cadre consacré à l'activité d'information ?

Pour en savoir +, rendez-vous à Niort le 20 mars 2014 à 19 h Salle de l'Acclameur !

(In)communication ?

Pour en savoir +, rendez-vous à Niort le 20 mars 2014 à 19 h Salle de l'Acclameur !

Interview de Caroline Sauvajol-Rialland : "l'infobésité, risques et astuces pour ne pas se laisser déborder"

Découvrez l'interview de Caroline Sauvajol-Rialland récemment accordée au blog Conseils Infodoc, qui a pour objectif de nous apprendre "grâce aux techniques documentaires" à maîtrisez l'information et à améliorez notre efficacité.

Nadège Delalieu : Caroline Sauvajol-Rialland bonjour et merci d'avoir accepté cette interview.

Caroline Sauvajol-Rialland : Bonjour.

Nadège Delalieu : Pouvez-vous présenter en quelques mots ?

Caroline Sauvajol-Rialland : Je suis maître de conférence à l'Université catholique de Louvain et à Sciences Po Paris. J'ai fondé en 2010 So Comment, un cabinet conseil en gestion de l'information. Je suis spécialisée dans le domaine de la surcharge informationnelle en entreprise, autrement appelée infobésité. Donc, j'accompagne les entreprises dans leurs démarches de diagnostic de l'état informationnel de l'organisation et d'accompagnement pour améliorer leurs pratiques infocommunicationnelles. La gestion de l'information est devenue stratégique pour les organisations.

Nadège Delalieu : Pouvez-vous nous rappeler ce qu'est l'infobésité ?

Caroline Sauvajol-Rialland : il s'agit d'une analogie entre l'information et l'obésité (maladie reconnue par l'OMS). La première apparition du vocable date de 1970, et a été imaginé par Alvin Toffler. Puis, le terme a été repris et popularisé en 1996 par David Shenk. Cela signifie que la surcharge informationnelle dont nous sommes victimes pourrait avoir sur nous des effets aussi nocifs que la maladie de l'obésité. Bien sûr, l'obésité est une maladie objective avec un seuil défini par l'indice de la masse corporelle (IMC). C'est moins simple à qualifier au niveau de l'information puisque l'infobésité est subjective. Certaines personnes se sentent en surcharge à partir de quarante mails par jour quand d'autres peuvent supporter jusqu'à cent mails par jour. Les effets de l'infobésité portent sur les processus cognitifs, intellectuels, avec des risques psycho-sociaux pour les individus et d'autres risques tout aussi importants pour les entreprises.

Le mail au boulot, notre meilleur ennemi

La Voix du Nord

19 septembre 2013

Un salarié sur quatre passe plus d'une heure par jour à gérer ses mails. Les cadres sont de plus en plus nombreux à souffrir d'infobésité. Pourtant les entreprises auraient tout à gagner à moins de mails mais mieux de courriels.

par Sophie Leroy

Retour de vacances, ouverture de sa boîte aux lettres électronique : près de 1 000 nouveaux messages. Et un constat : ce nombre ne fait qu'enfler, enfler, enfler.
Temps de digestion, cinq heures à trier, répondre, supprimer. Sans avoir le sentiment d'avoir pu tout traiter comme il le fallait. Au 800^e, la concentration est forcément moindre.
Le courriel, censé nous faire gagner du temps, est devenu chronophage. Conséquence directe, les cadres souffrent de plus en plus d'un nouveau mal : l'infobésité, ou "surcharge informationnelle".

Maîtriser le flux d'informations

Le Parisien

16 septembre 2013

Une petite chronique à lire dans Le Parisien...

"La déferlante numérique ne va pas ralentir dans les prochaines années. Un cadre reçoit aujourd'hui 10 fois plus d'informations qu'il y a quinze ans. Comme l'explique la directrice de So Comment, Caroline Sauvajol-Rialland, dans son ouvrage, l'infobésité est le bombardement d'informations qui étouffe nos processus intellectuels. Un phénomène anxiogène au travail. Au-delà d'un diagnostic, l'auteur dresse les solutions pratiques à mettre en place dans les entreprises pour mieux maîtriser le flux d'informations. Par exemple, les bonnes questions à se poser avant d'envoyer des mails et privilégier les moments de consultation le plus opportuns."

Le phénomène "infobésité". Comment en sortir ?

Réponse à tout

Septembre 2013

Les salariés reçoivent tant de mails qu'ils sont de plus en plus débordés et détournés de leur activité principale. Voici quelques conseils pour dire stop à la surcharge de mails.

par Alexandra Da Rocha

L'infobésité, c'est un mot-valise dont la paternité revient à David Shenk, un essayiste américain qui l'a inventé en 1993. Elle renvoie à une surcharge d'informations, comparée à une surcharge pondérale, toutes deux susceptibles d'entraîner des dysfonctionnements du métabolisme dans un cas, du processus cognitif dans l'autre. Mais la comparaison s'arrête là. Car l'infobésité, c'est subjectif. Pour les uns, elle sera ressentie à 20 mails par jour, pour d'autres à 70. Car c'est bien l'afflux de mails qui pose problème. "Recevoir trop d'informations perturbe la capacité de concentration qui est passée de quinze minutes, il y a vingt ans, à dix minutes aujourd'hui, explique Caroline Sauvajol-Rialland. Pire, en situation professionnelle, le temps moyen de concentration d'un cadre sans interruption est de huit minutes".

L'infobésité : le nouveau mal du siècle

par Mélanie Dehollain

Business O Féminin - 20 juin 2013

Le livre Infobésité, comprendre et maîtriser la déferlante d'informations mis à l'honneur par le site Business O Féminin...

"Vous n'arrivez plus à plus gérer les 100 à 200 mails qui vous parviennent chaque jour ? Vous êtes envahie par des informations qui ne vous concernent pas directement et vous empêchent d'avancer dans votre travail quotidien ? Vous vous sentez désemparée ou vulnérable devant une panne informatique ou un bug de votre Smartphone ? Vous êtes en train de développer une "infobésité" ou, en d'autres termes vous êtes en situation de surcharge informationnelle. Pas de panique, vous n'êtes pas seule.

Caroline Sauvajol-Rialland, auteur de Infobésité : Comprendre et maîtriser la déferlante d'informations s'est penchée sur ce mal du siècle qui nous pousse parfois au "Burn Out" informationnel et représente aujourd'hui l'un des plus gros problèmes à résoudre pour les entreprises.

Premier constat : Un cadre reçoit aujourd'hui 10 fois plus d'informations qu'il y a 15 ans

Principale source de création de valeur à condition d'être bien utilisée, l'information représente une contrainte majeure pour la plupart des entreprises. Elle menace de paralyser les processus de décision et d'innovation et d'engendrer une baisse de productivité. Elle est également devenue particulièrement anxiogène pour les individus, qui en subissent les effets néfastes sur les plans physique, émotionnel et intellectuel (syndrome de débordement cognitif, cyberdépendance, déficit d'attention). Et pourtant, plus que jamais, nous sommes tous accros à l'information qui nous donne l'illusion de l'ubiquité. Sommes-nous les victimes consentantes des nouvelles technologies ?"

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Docteur Clock, mon infobésité chronique est-elle incurable ?

par Herrick du Halgouët

19 juin 2013

Mis en ligne sur le blog ONG-Entreprises : Le choc des valeurs par le journaliste économique Herrick du Halgouët, cet article s'interroge sur l'infobésité, sa réalité, ses risques et les solutions qui finalement existent pour nous et rappelle notamment le constat fait par Caroline Sauvajol-Rialland dans son dernier ouvrage.

"J'avais assisté en 2010 à une conférence sur L'Art de Négocier organisée par Actif RH. L'invité était un spécialiste de la gestion de crise, Laurent Combalbert, qui fut l'un des 6 négociateurs du RAID pendant plusieurs années. Je me souviens qu'il nous avait expliqué comment il avait complètement réorganisé les flux de communication dans son équipe, en divisant au passage par 10 le nombre d'emails qu'il recevait, pour n'avoir à lire finalement que les plus importants.

Son savoir semble mal partagé.

En effet, une étude de ClickSoftware, spécialisée dans les logiciels mobiles, estime que 20 % des mobinautes consultent leurs téléphones toutes les 10 minutes et 25 % au moins toutes les 30 minutes.

Le phénomène semble contagieux. [...]

> Découvrir la suite de l'article sur le blog ONG-Entreprises : Le choc des valeurs