Comment éviter l'enfer des mails non lus au retour de vacances

3 août 2016 - bfmtv.com

par Rozenn Le Saint

Anticiper ses vacances c'est aussi s'occuper de sa messagerie électronique en son absence. Objectif ? Ne pas être submergé au retour. Les conseils d'une coach en gestion de l'information pour mieux vivre le retour au bureau... et la dure réalité des courriels.

Il suffit parfois d'un regard sur sa messagerie électronique professionnelle pour avoir le sentiment de perdre tout le bénéfice des vacances. Les centaines d'enveloppes fermées qui ne demandent qu'à être ouvertes apparaissent.

Leur nombre vous décourage d'y mettre de l'ordre avant même de vous y atteler. D'ailleurs on ne sait même pas par où commencer. Quatre bon conseils pour gérer ce potentiel stress.

1 Identifier vos interlocuteurs clés

"Un tri régulier, au gré des changements de missions et un nouveau paramétrage de sa boîte mail tous les deux ou trois mois est nécessaire", recommande en tout cas Caroline Sauvajol-Rialland, professeure à Sciences-Po, auteur de Infobésité, comprendre et maîtriser la déferlante d'informations (Editions Vuibert 2013).

Des solutions concrètes pour lutter contre l'excès de courriels

Lundi 19 octobre 2015 - C'est mon boulot - France Info

par Philippe Duport

C'est l'un des dossiers de la conférence sociale qui s'ouvre aujourd'hui : le droit à la déconnexion. Grâce ou plutôt à cause des nouvelles technologies, le travail déborde sur la vie privée. Le gouvernement et les partenaires sociaux s'accordent pour dire qu'il y a danger pour les salariés. Certaines entreprises ont déjà pris le problème à bras le corps.

Un petit message automatique qui s'ouvre sur votre écran si vous envoyez un courriel à des collègues après 20 heures : "Il est plus de 20 heures, est-il nécessaire d'envoyer ce mail maintenant ? Vous pouvez enregistrer votre mail en brouillon". C'est la solution adoptée par certaines entreprises pour sensibiliser les salariés à la question de la déconnexion. Dans le même esprit, certains services informatiques suppriment systématiquement, dans toutes les boîtes mails des collaborateurs, le signal d'arrivée d'un nouveau courriel. Finis la petite sonnerie et le pop-up qui vous signalent à minuit l'arrivée d'un nouveau message. [...]

Lire la suite de l'article sur France Info.fr et écouter les explications de Caroline Sauvajol-Rialland...

Les cadres : un rapport ambivalent à la déconnexion

Dans le cadre de ses Entretiens Experts, l'APEC a interrogé 450 cadres du secteur privé "sur les conséquences de la généralisation des appareils mobiles connectés" (ordinateur, portables, etc..) sur leur quotidien.

1 cadre sur 3 ne déconnecte jamais. 72 % des sondés estiment que cette connexion permanente augmente leur charge de travail et 89 % jugent que les nouveaux outils de communication contribuent à les faire travailler hors de l'entreprise. Mais dans le même temps, ils estiment normal de travailler entre 10 et 20 % de temps de travail en plus hors de l'entreprise...

S'agissant de la conciliation de leur vie professionnelle et personnelle, pour 55 % des cadres cette connexion permanente "apporte de la souplesse dans l'organisation du travail" mais vient perturber la vie personnelle et familiale. Pour 60 % d'entre eux elle affecte négativement leur qualité de vie.

Enfin, et ce n'est pas le moins important, les cadres jugent que cette connexion trouble le travail collectif et les relations d'équipe.

Il apparaît clair que les cadres ont absorbé en 20 ans les profondes modifications des conditions de travail générées par les TIC et parallèlement accepté, de fait, que leur temps de travail soit rallongé. Et ils pensent majoritairement que leur charge de travail à distance va continuer à augmenter. Présentéisme forcené, connexion permanente, on peut légitimement s'interroger sur les perspectives d'évolution à long terme... Augmentation des burn-out (le cabinet Technologia estime déjà à 11 % les salariés français en risque élevé de burn-out...), des accidents de voiture, des divorces... ? Ou nouveau modèle gouvernance collective de l'information ?

La seconde solution serait préférable. Or les cadres sont sur le plan individuel ambivalents sur le sujet. Les organisations professionnelles, les entreprises ont un rôle essentiel à jouer. Les solutions ne pourront être que collectives.

Apec - 5e Entretiens experts du 03-12-14

L'opinion des cadres sur l'organisation du travail from Apec

Infobésité : quand trop d'information rend malade

So Comment fait sa rentrée sur ICI Radio Canada dans le cadre de l'émission Désautels le dimanche.

"L'abondance d'informations rendue accessible par les technologies de l'information vous empêche de réfléchir ? Les changements technologiques et la peur de manquer une donnée importante vous angoissent ? Résister à l'envie de répondre à un courriel ou de vérifier vos fils d'actualités avant d'aller au lit est au-dessus de vos forces ? Attention, l'infobésité vous guette !"

> Ecouter l'interview de Caroline Sauvajol-Rialland...

L'obligation de déconnexion : un exemple à suivre pour les entreprises

Obligation de déconnexion de 11 heures consécutives des outils de communication : le bon exemple à suivre de l'avenant à l'accord sur les 35 heures du Syntec pour les salariés des sociétés d'ingénierie et de conseil.

par Caroline Sauvajol-Rialland

Après 7 mois de négociation, le Syndicat des sociétés d'ingénierie et de conseil et des bureaux d'études (Syntec) annonçait la signature le 1er avril 2014 d'un accord avec les syndicats (CGC et CFDT), sous forme d'un avenant à un précédent accord conclu en 1999, sur les 35 heures.

Cet avenant rappelle l'attachement des parties aux droits de la santé et de la sécurité des salariés et impose une "obligation de déconnexion des outils de communication à distance" d'une durée de 11 heures consécutives pour les 250 000 personnes qui sont concernées par l'accord et un suivi médical à l'initiative des salariés afin de "prévenir les risques éventuels sur la santé physique et morale".

Il prévoit que chaque entreprise pourra répondre à cette obligation de déconnexion à sa manière, en fonction de ses contraintes particulières - le travail à l'international notamment. Ainsi, pourront-elles développer individuellement leur propre politique d'application, blocage des communications via les serveurs, par exemple, ou directement pour les salariés à certains horaires. Il ne s'agit donc pas d'un black-out total des communications entre 19 heures et 7 heures du matin...

Pourtant communiquer beaucoup et souvent ne signifie pas forcément communiquer mieux…

Retour sur la manifestation Big Data

Le 20 mars 2014, Caroline Sauvajol-Rialland a proposé une conférence intitulée Infobésité : Etat des lieux et solutions dans le cadre du Big Data, événement dédié au numérique organisé par le département STID-Niort, rattaché à l'IUT de Poitiers, avec le soutien de la Communauté d'Agglomération du Niortais.

Réunies dans la Grande Salle de l'Acclameur, 1 500 personnes ont ainsi pu constater que la surcharge informationnelle est devenu une réalité pour le monde de l'entreprise, prendre conscience des enjeux de l'information et de la gestion des connaissances, mesurer les risques auxquels elles sont, tout comme leur organisation, susceptibles d'être confrontés et, heureusement, découvrir les nombreuses solutions, tant internes qu'externes, qui existent.

    

A la rencontre des participants...

A l'issue de la conférence, Caroline Sauvajol-Rialland était accompagné par un autre conférencier, Jean-Paul Isson, vice-Président Global Intelligence d'Affaire et Analyses Prédictives chez Monster Worldwide Inc et auteur d'un ouvrage de référence sur le Big Data.

Tous deux ont longuement rencontré les participants, répondu à leurs interrogations et signé leurs ouvrages respectifs.

Crédit photos : Romuald Goudeau - http://onedayonephoto

Quelques réponses apportées par So Comment à l'occasion de l'événement Big Data et Infobésité

(In)communication ?

Quel est l'objet que 36% des américains touchent en dernier avant de s'endormir le soir et en premier le matin en se réveillant ?

Leur téléphone portable !

La surcharge informationnelle génère aussi, suprême paradoxe, une incommunication.

Quel est le % de temps de travail quotidien d'un cadre consacré à l'activité d'information ?

35 % du temps de travail d'un cadre est consacré à l'information. C'est une proportion qui ne fait que croître depuis 10 ans. Or l'activité d'information est sensée se superposer/doubler l'activité principale qui reste l'activité de production....


Compte tenu de la hausse de la volumétrie de l'information numérique, que se passera t-il quand l'activité d'information occupera 50 % du temps de travail ? C'est l'existence même de l'entreprise qui est menacée. Et le traitement de l'information, le seul exemple d'activité professionnelle aussi importante en volume, et en même temps non reconnu dans le temps de travail des collaborateurs et non évalué. Une activité souterraine en quelque sorte...

L'information est-elle vitale pour l'entreprise ?

L'information est à l'entreprise ce que le sang est à l'organisme. Oui ! Elle est vitale !

L'information permet de prendre des décisions de façon éclairée. Elle intervient comme un réducteur d'incertitude en permettant de comprendre et de se situer dans son environnement. Et un facteur de résolution de problèmes.

L'information permet aussi d'augmenter et de valoriser le capital de connaissance de l'organisation. Notre économie est aujourd'hui une économie de services à plus de 80 %...


La compétitivité des organisations passe désormais moins par ses structures et sa productivité que par la gestion de son capital immatériel sous forme de compétences métiers, de savoirs, de savoir-faire, de brevets, de stratégies, d'innovations technologiques.

L'outil de production se dégrade avec le temps, la connaissance elle est le seul instrument de production qui n'est pas sujet à la dépréciation.

Big Data et Infobésité

L'information est-elle vitale pour l'entreprise ?

Pour en savoir +, rendez-vous à Niort le 20 mars 2014 à 19 h Salle de l'Acclameur !

Quel est le % de temps de travail quotidien d'un cadre consacré à l'activité d'information ?

Pour en savoir +, rendez-vous à Niort le 20 mars 2014 à 19 h Salle de l'Acclameur !

(In)communication ?

Pour en savoir +, rendez-vous à Niort le 20 mars 2014 à 19 h Salle de l'Acclameur !

Interview de Caroline Sauvajol-Rialland : "l'infobésité, risques et astuces pour ne pas se laisser déborder"

Découvrez l'interview de Caroline Sauvajol-Rialland récemment accordée au blog Conseils Infodoc, qui a pour objectif de nous apprendre "grâce aux techniques documentaires" à maîtrisez l'information et à améliorez notre efficacité.

Nadège Delalieu : Caroline Sauvajol-Rialland bonjour et merci d'avoir accepté cette interview.

Caroline Sauvajol-Rialland : Bonjour.

Nadège Delalieu : Pouvez-vous présenter en quelques mots ?

Caroline Sauvajol-Rialland : Je suis maître de conférence à l'Université catholique de Louvain et à Sciences Po Paris. J'ai fondé en 2010 So Comment, un cabinet conseil en gestion de l'information. Je suis spécialisée dans le domaine de la surcharge informationnelle en entreprise, autrement appelée infobésité. Donc, j'accompagne les entreprises dans leurs démarches de diagnostic de l'état informationnel de l'organisation et d'accompagnement pour améliorer leurs pratiques infocommunicationnelles. La gestion de l'information est devenue stratégique pour les organisations.

Nadège Delalieu : Pouvez-vous nous rappeler ce qu'est l'infobésité ?

Caroline Sauvajol-Rialland : il s'agit d'une analogie entre l'information et l'obésité (maladie reconnue par l'OMS). La première apparition du vocable date de 1970, et a été imaginé par Alvin Toffler. Puis, le terme a été repris et popularisé en 1996 par David Shenk. Cela signifie que la surcharge informationnelle dont nous sommes victimes pourrait avoir sur nous des effets aussi nocifs que la maladie de l'obésité. Bien sûr, l'obésité est une maladie objective avec un seuil défini par l'indice de la masse corporelle (IMC). C'est moins simple à qualifier au niveau de l'information puisque l'infobésité est subjective. Certaines personnes se sentent en surcharge à partir de quarante mails par jour quand d'autres peuvent supporter jusqu'à cent mails par jour. Les effets de l'infobésité portent sur les processus cognitifs, intellectuels, avec des risques psycho-sociaux pour les individus et d'autres risques tout aussi importants pour les entreprises.