3 août 2016 - bfmtv.com
par Rozenn Le Saint
Il suffit parfois d'un regard sur sa messagerie électronique professionnelle pour avoir le sentiment de perdre tout le bénéfice des vacances. Les centaines d'enveloppes fermées qui ne demandent qu'à être ouvertes apparaissent.
Leur nombre vous décourage d'y mettre de l'ordre avant même de vous y atteler. D'ailleurs on ne sait même pas par où commencer. Quatre bon conseils pour gérer ce potentiel stress.
1 Identifier vos interlocuteurs clés
"Un tri régulier, au gré des changements de missions et un nouveau paramétrage de sa boîte mail tous les deux ou trois mois est nécessaire", recommande en tout cas Caroline Sauvajol-Rialland, professeure à Sciences-Po, auteur de Infobésité, comprendre et maîtriser la déferlante d'informations (Editions Vuibert 2013).
Vous pouvez régler votre messagerie pour que les courriels de quelques personnes seulement - manager direct, chef de projet, client... - apparaissent d'une couleur. Ainsi, à votre retour, vous les traiterez en priorité.
2 Se désabonner des newsletters inutiles
L'été, c'est l'heure du grand ménage. Le moment de faire le tri dans votre messagerie déjà quasi saturée et de vous désabonner de toutes les newsletters ou mailing list auxquelles vous avez pu vous inscrire auparavant, qui ne vous intéressent plus vraiment. Cliquer sur le discret lien de fin de message vous évitera déjà quelques dizaines de mails à votre retour.
3 Préparer votre message d'absence
Il faut bien sûr anticiper avec un message d'absence qui renvoie éventuellement à un collègue en cas d'urgence. A moins que l'entreprise n'adopte une mesure radicale, à l'instar du constructeur allemand Daimler : après avoir averti l'expéditeur par retour automatique, le mail est tout simplement détruit.
4 S'en tenir à une règle collective
L'idéal est que bien en amont une réflexion collective dans l'entreprise aboutisse à une charte numérique, qu'un texte instaurant un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ou, au moins, à des règles implicites et communes dans l'entreprise soit amorcé.
Cela peut aller jusqu'à mettre en avant un droit à la déconnexion comme c'est inscrit dans la loi Travail de Myriam El Khomri. Il s'agit du droit à ne pas répondre à ses mails, appels et messages reçus en dehors des heures habituelles de travail.
Caroline Sauvajol-Rialland, coach et fondatrice de So Comment, cabinet conseil en gestion de l'information, souligne :
Leur nombre vous décourage d'y mettre de l'ordre avant même de vous y atteler. D'ailleurs on ne sait même pas par où commencer. Quatre bon conseils pour gérer ce potentiel stress.
1 Identifier vos interlocuteurs clés
"Un tri régulier, au gré des changements de missions et un nouveau paramétrage de sa boîte mail tous les deux ou trois mois est nécessaire", recommande en tout cas Caroline Sauvajol-Rialland, professeure à Sciences-Po, auteur de Infobésité, comprendre et maîtriser la déferlante d'informations (Editions Vuibert 2013).
Vous pouvez régler votre messagerie pour que les courriels de quelques personnes seulement - manager direct, chef de projet, client... - apparaissent d'une couleur. Ainsi, à votre retour, vous les traiterez en priorité.
2 Se désabonner des newsletters inutiles
L'été, c'est l'heure du grand ménage. Le moment de faire le tri dans votre messagerie déjà quasi saturée et de vous désabonner de toutes les newsletters ou mailing list auxquelles vous avez pu vous inscrire auparavant, qui ne vous intéressent plus vraiment. Cliquer sur le discret lien de fin de message vous évitera déjà quelques dizaines de mails à votre retour.
3 Préparer votre message d'absence
Il faut bien sûr anticiper avec un message d'absence qui renvoie éventuellement à un collègue en cas d'urgence. A moins que l'entreprise n'adopte une mesure radicale, à l'instar du constructeur allemand Daimler : après avoir averti l'expéditeur par retour automatique, le mail est tout simplement détruit.
4 S'en tenir à une règle collective
L'idéal est que bien en amont une réflexion collective dans l'entreprise aboutisse à une charte numérique, qu'un texte instaurant un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ou, au moins, à des règles implicites et communes dans l'entreprise soit amorcé.
Cela peut aller jusqu'à mettre en avant un droit à la déconnexion comme c'est inscrit dans la loi Travail de Myriam El Khomri. Il s'agit du droit à ne pas répondre à ses mails, appels et messages reçus en dehors des heures habituelles de travail.
Caroline Sauvajol-Rialland, coach et fondatrice de So Comment, cabinet conseil en gestion de l'information, souligne :
"Une charte numérique ou des règles données par la direction peuvent proposer des outils d'homogénéisation des pratiques pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde, comme le fait d'écrire des objets précis pour aider à prioriser le traitement des mails et ainsi faciliter le tri au retour."Sinon, à vous de lire à travers les lignes l'urgence selon les objets et les expéditeurs...
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