Comment rédiger un e-mail ? Chacun de vos mails doit être facilement exploitable par vos interlocuteurs. De plus, si vos mails sont lus par vos destinataires, ils le sont aussi souvent par des personnes qui, au départ, n'étaient pas destinataires. D'où l'importance que revêt la qualité de votre expression écrite ! Un mail est et reste une correspondance. Pour être lu, respectez les règles de lisibilité de fond et de forme.
La lisibilité - ou propriété qu'un texte doit posséder pour être aisément compris - est le gage d'une communication écrite efficace et réussie. Un texte lisible est un texte lu sans effort (le rédacteur fait l'effort pour les deux), avec plaisir (un texte ennuyeux est vite abandonné), vite compris et mieux retenu.
Les règles de fond de la lisibilité
- Communiquez à l'écrit sur des faits ! Un fait représente la réalité. Il est indéniable, irréfutable, observable par tous. Distinguez les faits de ce qui relève de l'analyse et de ce qui trait au commentaire. Vous renforcez votre crédibilité en communiquant sur les faits. Vous la diminuerez en communiquant sur vos émotions et sentiments. Restez neutre.
- Formulez votre message : Qui, Quoi, Quand, Où et, éventuellement, Pourquoi et Comment. Construisez ensuite votre message en « pyramide inversée » : l'information essentielle est à donner en tête de message et non à la fin.
Par exemple, n'écrivez pas « Je viens d'obtenir les informations requises. Il se trouve que ce fournisseur a déjà eu plusieurs contentieux avec ses clients, notamment avec X et Y au cours des trois dernières années. La décision a été prise de le supprimer de notre liste de fournisseurs référencés pour les marchés à venir. Je vous demande d'en tenir compte dès aujourd'hui » mais plus simplement « La décision a été prise de supprimer tel fournisseur de notre référencement. Cette décision est applicable immédiatement. En effet... + motifs ». Le plus important au début !
- Pensez à formuler avec précision et concision votre objet. Cela est déterminant pour être lu (Le mail autrement : prioriser par l'objet).
- Ecrivez en français, c'est-à-dire refusez le style télégraphique, évitez les abréviations de type SMS et utilisez la ponctuation.
- Soyez concis - 1 mail = 1 sujet - et privilégiez les phrases courtes, de 15 à 20 mots.
- Faites des paragraphes - 1 mail = 3 paragraphes maximum - et limitez votre mail à la hauteur d'une page écran. Au-delà, rédigez un document, un compte-rendu ou une note de synthèse, à adresser en pièce jointe pour l'externe ou à afficher sur une plateforme collaborative pour l'interne.
- Utilisez le temps présent, le temps de l'action.
- Utilisez des tournures de phrases affirmatives et actives (et non des tournures négatives et passives).
- Préférez un vocabulaire simple et non technique et des verbes d'action (et non d'état).
- N'abusez pas des adjectifs et des adverbes.
- Ne pas tenter de faire preuve d'humour au risque d'être mal compris par écrit. Si c'est indispensable, utilisez les Smileys qui éclaireront vos interlocuteurs sur votre état d'esprit et vous permettront d'être mieux compris.
- Respectez les formules de politesse mais en version plus synthétique.
Par exemple, remplacer « Je vous prie d'agréer Madame / Monsieur mes sincères salutations » par « Sincères salutations ».
La lisibilité - ou propriété qu'un texte doit posséder pour être aisément compris - est le gage d'une communication écrite efficace et réussie. Un texte lisible est un texte lu sans effort (le rédacteur fait l'effort pour les deux), avec plaisir (un texte ennuyeux est vite abandonné), vite compris et mieux retenu.
Les règles de fond de la lisibilité
- Communiquez à l'écrit sur des faits ! Un fait représente la réalité. Il est indéniable, irréfutable, observable par tous. Distinguez les faits de ce qui relève de l'analyse et de ce qui trait au commentaire. Vous renforcez votre crédibilité en communiquant sur les faits. Vous la diminuerez en communiquant sur vos émotions et sentiments. Restez neutre.
- Formulez votre message : Qui, Quoi, Quand, Où et, éventuellement, Pourquoi et Comment. Construisez ensuite votre message en « pyramide inversée » : l'information essentielle est à donner en tête de message et non à la fin.
Par exemple, n'écrivez pas « Je viens d'obtenir les informations requises. Il se trouve que ce fournisseur a déjà eu plusieurs contentieux avec ses clients, notamment avec X et Y au cours des trois dernières années. La décision a été prise de le supprimer de notre liste de fournisseurs référencés pour les marchés à venir. Je vous demande d'en tenir compte dès aujourd'hui » mais plus simplement « La décision a été prise de supprimer tel fournisseur de notre référencement. Cette décision est applicable immédiatement. En effet... + motifs ». Le plus important au début !
- Pensez à formuler avec précision et concision votre objet. Cela est déterminant pour être lu (Le mail autrement : prioriser par l'objet).
- Ecrivez en français, c'est-à-dire refusez le style télégraphique, évitez les abréviations de type SMS et utilisez la ponctuation.
- Soyez concis - 1 mail = 1 sujet - et privilégiez les phrases courtes, de 15 à 20 mots.
- Faites des paragraphes - 1 mail = 3 paragraphes maximum - et limitez votre mail à la hauteur d'une page écran. Au-delà, rédigez un document, un compte-rendu ou une note de synthèse, à adresser en pièce jointe pour l'externe ou à afficher sur une plateforme collaborative pour l'interne.
- Utilisez le temps présent, le temps de l'action.
- Utilisez des tournures de phrases affirmatives et actives (et non des tournures négatives et passives).
- Préférez un vocabulaire simple et non technique et des verbes d'action (et non d'état).
- N'abusez pas des adjectifs et des adverbes.
- Ne pas tenter de faire preuve d'humour au risque d'être mal compris par écrit. Si c'est indispensable, utilisez les Smileys qui éclaireront vos interlocuteurs sur votre état d'esprit et vous permettront d'être mieux compris.
- Respectez les formules de politesse mais en version plus synthétique.
Par exemple, remplacer « Je vous prie d'agréer Madame / Monsieur mes sincères salutations » par « Sincères salutations ».
- « La prose n'est jamais terminée » disait Flaubert. Relisez-vous !
Trois conseils pour vos messages électroniques IMPORTANTS :
1. Vous les laissez « mûrir » au moins une heure avant de les envoyer, même si c'est urgent.
2. Vous les faites relire par une tierce personne.
3. Au moment de leur rédaction, vous vous placez systématiquement dans la logique suivante : Tous mes messages peuvent être lus par d'autres personnes que mes destinataires.
Les règles de forme de la lisibilité.
- Pas de majuscule : la capitale correspond en langage web à un cri (hausse de ton). Et par ailleurs, les majuscules sont plus difficiles à lire.
- Respecter les accents.
- Ne pas justifier ses textes : les textes en drapeau sont plus lisibles.
- Augmenter l'interlignage (1,5 minimum) et espacez les paragraphes.
- Augmenter le contraste entre le texte et son arrière-plan si nécessaire.
- Privilégiez les polices de caractère conçues pour les écrans, comme les polices Verdana, Geneva, New York ou Georgia, par exemple, et n'utilisez qu'une seule police.
- Mettez en valeur une information en utilisant du gras ou de la couleur (et non en soulignant votre texte).
- Utilisez une signature automatique, à condition qu'elle soit courte et sans fioriture excessive, limitée aux nom et prénom, au titre et à l'entreprise, au mail, au téléphone... et, éventuellement, un logo léger et une adresse de site d'entreprise.
- Respecter les accents.
- Ne pas justifier ses textes : les textes en drapeau sont plus lisibles.
- Augmenter l'interlignage (1,5 minimum) et espacez les paragraphes.
- Augmenter le contraste entre le texte et son arrière-plan si nécessaire.
- Privilégiez les polices de caractère conçues pour les écrans, comme les polices Verdana, Geneva, New York ou Georgia, par exemple, et n'utilisez qu'une seule police.
- Mettez en valeur une information en utilisant du gras ou de la couleur (et non en soulignant votre texte).
- Utilisez une signature automatique, à condition qu'elle soit courte et sans fioriture excessive, limitée aux nom et prénom, au titre et à l'entreprise, au mail, au téléphone... et, éventuellement, un logo léger et une adresse de site d'entreprise.
- Et surtout bien évidemment, tout le monde applique les mêmes règles en interne !
