mardi 12 janvier 2016

Le mail autrement : prioriser par les émetteurs et destinataires (2/5)

En réception

Afin de prioriser ses mails, créez des règles de classement automatique de vos messages en identifiant vos émetteurs les plus importants. Le premier critère de priorisation est la source ! Qui vous écrit ? A partir du moment où n'importe qui ou presque peut avoir accès à votre adresse mail (le format est en effet le même pour tous les salariés de la même organisation…), c'est la question fondamentale. Votre N + 1 et votre N - 1 par exemple peuvent bénéficier d'une priorité de lecture. De même que vos deux ou trois clients les plus importants, en externe ou en interne. Leurs messages peuvent apparaître en couleur par exemple, ce qui vous permettra de les repérer immédiatement et de les traiter en priorité selon la règle des 4D.

Les mails reçus en copie doivent faire l'objet d'une règle similaire et aller se classer automatiquement dans un dossier spécifique. En effet, ils n'impliquent aucune réponse ou action de votre part. Vous pourrez les consulter à des moments choisis, sans interrompre vos activités à chaque notification.

Les notifications des réseaux sociaux et/ou de veille économique ou concurrentielle récurrente (newsletter, forums…) doivent être traités de la même façon (classement automatique dans un dossier spécifique et consultation choisie).

Un dernier filtrage utile consiste à créer une règle de classement automatique dans la poubelle des mails récurrents émanant d'interlocuteurs que vous ne lisez pas depuis plus de 6 mois. Dans ce cas vous ne les lirez jamais ! Cette règle peut être complétée par une autre règle de vidage automatique de votre corbeille. A chaque fois que vous fermerez votre messagerie électronique, les messages seront automatiquement supprimés. A vérifier enfin : le bon fonctionnement de l'anti-spam…

Ces règles interviennent comme des filtres automatiques. Elles permettent d'optimiser l'organisation de votre messagerie et surtout d'identifier le plus important pour prioriser leur traitement. Ces règles sont à réviser  régulièrement en fonction de l'évolution de vos missions et projets en cours.

En émission

Afin de faire gagner du temps à vos destinataires, choisissez-les avec discernement. La mise en copie systématique des messages - la plupart du temps inutile - devient insupportable dans un contexte d'explosion informationnelle.

Pour effectuer cette sélection, identifiez précisément votre objectif de communication.

S'il est possible d'informer en même temps 10 personnes efficacement, en revanche vous devez vous adresser spécifiquement à la personne dont vous attendez une action ou une réponse précise.

Dans la mesure du possible, votre destinataire est - et doit être - votre unique interlocuteur.

Chaque personne placée en copie l'est à titre d'information. Ce qui signifie que n'est attendu d'eux ni réponse, ni action !

Le champ « Cci » (Copie conforme invisible) ou Bcc (Blind carbon copy) permet de placer un (ou des)  destinataire(s) en copie sans avertir les autres. A réserver à un cas unique : la confidentialité des adresses.

Enfin, la fonctionnalité « Répondre à tous » doit être limitée au maximum. Certaines entreprises l'ont même supprimé totalement. Un exemple de mauvaise pratique courante : réponse à tous pour une convocation à une réunion...

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