lundi 2 juin 2014

Le "Cleaning Day", une réponse à l'infobésité

La lutte contre la surcharge informationnelle passe prioritairement par la limitation ou le filtrage des flux d'informations entrants mais aussi par l'élimination de toutes les informations accumulées avec le temps et devenues inutiles qui encombrent les tiroirs, les armoires et ... les serveurs.

Organisez dans votre entreprise un Cleaning Day et faites le vide pour retrouver bien-être et sentiment de maîtrise de votre activité de travail !

Qu'est-ce qu'un Cleaning Day ?

Selon la méthode japonaise éprouvée des "5 S"*, c'est une journée annuelle traditionnellement dédiée au nettoyage, au tri, au rangement et à l'archivage des dossiers. Dans le cadre de l'amélioration continue et afin de gagner en qualité et en productivité, il s'agit d'arrêter de travailler et de se consacrer, au cours d'une journée de convivialité, à trier, ranger, nettoyer, mettre en ordre. Cela concerne son espace matériel de travail (bureau, armoires, étagères...) mais aussi - et surtout dans un contexte de lutte contre la surcharge informationnelle - ses données numériques (boîtes mails, fichiers informatiques, serveurs, espaces de travail collaboratifs...).

Pourquoi organiser un Cleaning Day ?

Le désordre favorise le stress et perturbe l'attention. Un bureau bien rangé, bien organisé et propre apporte de l'énergie, soutenant la concentration et la créativité. Ranger son bureau apporte sérénité, détente et énergie. Et un disque dur classé permet de retrouver la bonne information au moment où elle est demandée et aussi d'échanger efficacement les données. Les coûts de stockage et de conservation - une problématique récurrente - et le risque de voir des documents confidentiels échapper au contrôle de l'entreprise, sont diminués. Enfin, cette "pause" donne à la direction l'opportunité de sensibiliser toutes les équipes sur les enjeux de l'information pour l'entreprise - le fameux "capital immatériel" - et à chacun de prendre du recul sur ses activités et d'avoir les idées plus claires sur ses priorités en optimisant son organisation.

Comment organiser un Cleaning Day ?

Une telle démarche suppose, au préalable, que l'entreprise s'interroge sur les règles de gestion de son fonds documentaire. Il est des durées légales de conservation de certaines données, liées à la présence ou non d'une prescription juridique, et des principes que chacun se donne en fonction de son activité propre et de ses besoins. Il importe donc d'élaborer des tableaux de gestion documentaire, adaptés à chaque service ou équipe, qui permettent de systématiser les pratiques pour la vie de tout document produit ou utilisé depuis sa conception ou sa réception, en passant bien sûr par son utilisation, sa transmission et son partage, jusqu'à son stockage et sa destruction qui mettent un terme au cycle de vie d'un document. Ces tableaux de gestion doivent être officiels et obligatoires. Ils couvrent l'ensemble des catégories documentaires et présentent la liste des dossiers ou documents destinées à une conservation définitive et le mode opératoire de l'archivage et de la destruction des données.

Pour quel résultat ?

Un Cleaning Day permet un gain moyen de 30 % de volume documentaire dans les bureaux et espaces de travail (en m2 donc) mais aussi de libérer des espaces en Go sur les serveurs... Happy Cleaning Day !

* Seiri : Trier ; Seiton : Ranger ; Seiso : Nettoyer ; Seiketsu : Ordonner et maintenir en ordre ; Shitsuke : Appliquer avec rigueur les 4 règles précédentes

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