Autodiagnostic des pratiques info-communicationnelles de son organisation


I - Vous

1 - Quel est votre âge

⬜ < 25 ans
⬜ Entre 26 et 35 ans
⬜ Entre 36 et 50 ans
⬜ > 50 ans

2 - Quel est votre sexe ?

⬜ Homme
⬜ Femme

3 - Quel est votre niveau d'études ?
Selon les qualifications de l'ONISEP

⬜ < Bac (niveau V)
⬜ Bac technologique ou professionnel (niveau IV)
⬜ Bac + 2 (niveau III)
⬜ Bac + 3 ou 4 (niveau II)
⬜ Bac + 5 et > (niveau I)

4 - Quel est votre expérience professionnelle ?

⬜ Moins de 2 ans
⬜ De 2 à 5 ans
⬜ De 5 à 10 ans
⬜ De 10 à 15 ans
⬜ Plus de 15 ans

5 - Pouvez-vous préciser votre fonction

⬜ Fonction de production
⬜ Fonction support

6 - Pouvez-vous préciser qui sont vos principaux interlocuteurs ?

⬜ Interlocuteurs externes
⬜ Interlocuteurs internes

7 - Votre poste implique-t-il une activité à l'international ?

⬜ Oui
⬜ Non

8 - Etes-vous cadre ?

⬜ Oui
⬜ Non

Si oui, combien de personnes encadrez-vous ?

⬜ Aucune
⬜ < 5 personnes
⬜ 5 à 10 personnes
⬜ 10 à 20 personnes
⬜ > 20 personnes

9 - Depuis combien de temps êtes-vous dans l'organisation ?

⬜ Moins de 2 ans
⬜ Entre 2 ans et 5 ans
⬜ Entre 5 ans et 10 ans
⬜ Plus de 10 ans

II - Votre équipement

10 - Quels outils informatiques et de communication utilisez-vous dans votre vie professionnelle ?
Plusieurs choix sont possibles

Votre (vos) outil(s) :

⬜ Un ordinateur fixe
Fourni(e)(s) par l'entreprise ⬜ Oui
⬜ Un ordinateur portable
Fourni(e)(s) par l'entreprise ⬜ Oui
⬜ Un téléphone fixe
Fourni(e)(s) par l'entreprise ⬜ Oui
⬜ Un smartphone
Fourni(e)(s) par l'entreprise ⬜ Oui
⬜ Une tablette
Fourni(e)(s) par l'entreprise ⬜ Oui

11- Utilisez-vous également ces outils à titre professionnel en dehors de vos heures de travail ?

⬜ Oui, chaque jour
⬜ Oui, de temps en temps
⬜ Oui, exceptionnellement
⬜ Non Risque nul ou faible

12 - Disposez-vous également d'outils informatiques et de communication à titre personnel ?

⬜ Oui
⬜ Non

Si oui, utilisez-vous également ces outils à titre professionnel

⬜ Oui
⬜ Non

13 - Avez-vous bénéficié d'une formation à l'utilisation de ces outils informatiques et de communication, notamment du mail ?

⬜ Oui
⬜ Non

Si oui,

⬜ Nous avons reçu une formation complète
⬜ Nous avons reçu une formation mais le niveau était trop élevé pour moi
⬜ Nous avons reçu une formation de mauvaise qualité, inutile

Si non,

⬜ Je pense pourtant qu'une formation m'est (nous est) nécessaire
⬜ Je ne pense pas qu'une formation me (nous) soit utile

III - Vos pratiques info-communicationnelles

14 - Comment traitez-vous l'information que vous recevez chaque jour ?

⬜ Au fur et à mesure de la réception des informations
⬜ Selon un ordre de priorité défini à l'avance (classement par émetteurs de l'info, par sujet et/ou dossiers...)
⬜ Selon l'outil de communication utilisé par mon interlocuteur (téléphone plutôt que mail ou inversement, par exemple)
⬜ A un moment précis de la journée
⬜ En dehors de mes heures de travail

15 - Quelle est (sont) votre (vos) sources d'information la (les) plus utile(s) pour votre activité opérationnelle ?

⬜ Uniquement mon (mes) supérieur(s) hiérarchique(s)
⬜ Mon (mes) supérieur(s) hiérarchique(s) et mes collaborateurs
⬜ Mes collaborateurs
⬜ Nos clients
⬜ Un peu tout le monde en interne comme en externe

16 - Quel est (sont) votre (vos) outil(s)/média(s) de communication préféré(s) dans vos relations avec celle-ci ?

17 - De façon générale, quels outils / médias de communication avez-vous l'habitude d'utiliser ?
Indiquez un pourcentage - Plusieurs choix sont possibles

⬜ Le face-à-face / les réunions  en présentiel
⬜ Les réunions à distance (visioconférence, Skype...)
⬜ Le téléphone
⬜ Le mail
⬜ La messagerie instantanée
⬜ Un workflow (espace collaboratif de travail
⬜ Un réseau social
⬜ Autres (préciser) :

18 - Quel niveau de maîtrise estimez-vous avoir de ces outils, pour les principaux ?

⬜ Un excellent niveau (je suis un expert et suis capable de transmettre ma compétence)
⬜ Un bon niveau (Je maîtrise ces outils sans difficultés majeures)
⬜ Un niveau correct (Je pratique ces outils mais manque parfois d'autonomie)
⬜ Un niveau faible (j'ai souvent besoin d'aide et me laisse déborder)

19 - A quel moment de la journée et de quelle façon traitez-vous généralement vos mails ?

⬜ A réception de chaque nouveau message
⬜ A des moments précis de la journée définis à l'avance
⬜ Chaque matin en arrivant au bureau
⬜ Deux fois par jour
⬜ Plus de deux fois par jour (préciser) :
⬜ Souvent hors de mon temps de travail

Si vous avez coché ce dernier choix, précisez :

⬜ Je n'ai pas le choix
⬜ J'ai le choix mais je préfère cette solution pour gagner du temps

20 - Diriez-vous que les courriers électroniques rythment et organisent le déroulement de votre journée de travail ?

⬜ Oui
⬜ Non

21 - Quelle est la proportion de mails pertinents - utiles dans le cadre de votre activité - que vous recevez ?

⬜ > 10 %
⬜ Entre 10 % et 25 %
⬜ Entre 25 % et 50 %
⬜ Entre 50 % et 75 %
⬜ > 75 %

22 - Dans quel délai faut-il, à votre avis, répondre à un mail ?

⬜ A réception
⬜ Dans l'heure
⬜ Dans la journée
⬜ Sous 48 heures
⬜ Cela dépend du mail et du sujet

Respectez-vous le plus souvent ce délai ?

⬜ Oui
⬜ Non

IV - Les pratiques info-communicationnelles au sein de votre entreprise

23 - Quels sont les outils/médias d'information et de communication privilégiés en interne ?
Indiquer un pourcentage - Plusieurs choix sont possibles

⬜ Le mail
⬜ L'intranet
⬜ Un réseau social interne
⬜ La presse interne
⬜ Les réunions en présentiel ou à distance
⬜ Le management

Préciser quels sont  les outils de communication privilégiés par :

⬜ Votre supérieur hiérarchique :

⬜ Vos collègues :

24 - Des principes d'information et de communication (« règles d'or », charte...) ont-ils été mis en place au sein de l'entreprise ?

⬜ Oui (préciser) :
⬜ Oui et non, certains principes existent mais uniquement au niveau du service
⬜ Non

25 - Si oui, diriez-vous que ces règles sont réellement appliquées sur le plan opérationnel ?

⬜ Oui
⬜ Non

26 - Si oui, quel est votre niveau de satisfaction par rapport à ces règles ?

⬜ Très satisfait
⬜ Moyennement satisfait
⬜ Pas satisfait

Si vous êtes moyennement ou pas satisfait, préciser pourquoi :

27 - Si non, pensez-vous qu'il soit utile de restructurer / de stabiliser les usages info-communicationnels pratiqués dans votre entreprise ?

⬜ Oui
⬜ Non

28 - Si vous estimez qu'une restructuration / stabilisation des usages est utile, quel moyen utiliseriez-vous de préférence ?

⬜ Une charte
⬜ Un règlement intérieur

29 -  Pensez-vous qu'il soit pertinent de modifier le rapport de l'entreprise à l'information et à la communication ?

⬜ Oui
⬜ Non

Si oui, quel serait à votre avis le premier changement à impulser ? :

30 - Pouvez-vous préciser le domaine d'activité de votre entreprise ?

⬜ Agriculture et agroalimentaire
⬜ Bâtiment et Travaux publics
⬜ Commerce et artisanat
⬜ Communication
⬜ Education - Formation
⬜ Energie
⬜ Finance et assurance
⬜ Hôpital
⬜ Industrie
⬜ Informatique
⬜ Recherche
⬜ Services à la personne
⬜ Télécommunications et Internet
⬜ Tourisme

V - Votre ressenti

31 - Avez-vous le sentiment de traiter un volume d'informations plus important qu'il y a trois ans ?

⬜ Oui
⬜ Non

32 - Passez-vous davantage de temps à trier et classer l'information - traitement - aujourd'hui qu'il y a trois ans ?

⬜ Oui
⬜ Non

33 - Diriez-vous que vous traitez aujourd'hui plus de dossiers qu'auparavant ?

⬜ Oui
⬜ Non

34 - Estimez-vous recevoir trop de mails inutiles, qui ne vous concernent pas ?

⬜ Oui
⬜ Non

35 - Estimez-vous avoir parfois des difficultés à prendre des décisions ?

⬜ Oui
⬜ Non

Si oui,

⬜ Je manque de temps pour réfléchir, pour me poser
⬜ J'attends de bénéficier d'un maximum d'informations avant de décider
⬜ Je reçois trop d'informations contradictoires

36 - Quels sont les principaux aspects positifs de l'utilisation des outils TIC dans votre travail ?
Plusieurs choix sont possibles

⬜ Etre en capacité de traiter rapidement une information
⬜ Etre disponible et joignable 24h/24 et 7 jours sur 7
⬜ Faciliter le travail en équipe (mode collaboratif)
⬜ Permettre le travail à distance
⬜ Améliorer les relations de travail avec l'équipe
⬜ Améliorer les relations avec les clients
⬜ Permettre d'apporter des réponses rapides à chaque interlocuteur (productivité)
⬜ Permettre de disposer d'une plus grande autonomie dans l'organisation de son travail
⬜ Réduire la charge de travail / libérer du temps
⬜ Contribuer à l'innovation
⬜ Autres (préciser) :

37 - A l'inverse, quels sont les principaux aspects négatifs de l'utilisation des outils TIC dans votre travail ?
Plusieurs choix sont possibles

⬜ Perturber ma vie privée et familiale (blurring)
⬜ Générer un sentiment de frustration et d'incapacité à suivre
⬜ Avoir un impact sur ma santé (vue, ondes, addiction...)
⬜ Générer une augmentation de la pression (répondre rapidement, généralisation de l'urgence)
⬜ Générer une augmentation de la charge travail / du rythme de travail
⬜ Générer une dégradation des conditions de travail
⬜ Générer une dégradation des relations de travail avec l'équipe
⬜ Générer une dégradation des relations avec les clients
⬜ Générer une difficulté à se concentrer / à se reconcentrer
⬜ Favoriser une insécurité des données reçues et/ou transmises
⬜ Autres (préciser) :

38 - Est-ce que vous recevez plus souvent qu'auparavant des informations réclamant une réponse immédiate ?

⬜ Oui
⬜ Non

39 - Avez-vous parfois le sentiment de recevoir plus de mails que vous ne pouvez en traiter ?

⬜ Oui
⬜ Non

40 - Vous arrive-t-il souvent d'interrompre votre tâche en cours à réception d'un mail ?

⬜ Oui
⬜ Non

41 - Pensez-vous que vous devez, pour des raisons professionnelles, maintenir allumé votre mobile allumé pendant vos temps de pause, le soir, en congés ?

⬜ Oui
⬜ Non

42 - Vous arrive-t-il de répondre immédiatement à des mails que vous estimez après coup sensibles ?

⬜ Oui
⬜ Non

43 - De façon générale, estimez-vous être « addict » à l'information ?
Plusieurs choix sont possibles

⬜ Oui, je suis incapable de me déconnecter quelle que soit la période.
⬜ Oui et non, je suis capable, exceptionnellement, de me déconnecter.
⬜ Un petit peu, mais je me déconnecte souvent.
⬜ Non, je me déconnecte systématiquement le soir en dehors des heures de travail.
⬜ Non, je me déconnecte chaque week-end.
⬜ Non, je me déconnecte pendant les vacances.es.

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