samedi 4 avril 2020

COVID 19 et télétravail : sept conseils pour dompter vos messageries


Télétravail: sept conseils pour dompter vos messageries

Mails, SMS, WhatsApp, Skype, Slack, innombrables «conf call»... À trop jongler avec les moyens de communication digitaux, les salariés en télétravail risquent l’overdose et les réseaux l’explosion. Une discipline s’impose à tous.

Par Anne Bodescot

Se laisser déborder par les messages et les appels nuit à la performance.
Trop de messages, de notifications, d’appels, sans compter les visioconférences à tout va.... Déjà dénoncée en temps normal, la sursollicitation numérique s’est encore aggravée avec l’essor du télétravail à l’heure du confinement. Ses méfaits sont pourtant bien connus. «Un salarié constamment dérangé perd du temps et s’épuise car il se déconcentre pour répondre et doit ensuite faire l’effort de retrouver où il en était pour reprendre sa tâche» rappelle Caroline Cuny, professeur de psychologie cognitive à Grenobre Ecole de management.
Résultat: la performance baisse, le risque d’erreur augmente, la charge mentale s’alourdit, ce qui alimente les émotions négatives sources d’encore plus de fatigue et d’anxiété. Soit exactement l’inverse de ce que l’on souhaite, pour soi, ses équipes, ou ses collègues, déjà sous pression. Apprendre à mieux gérer ces outils s’impose donc. Fixez vos priorités, adoptez les bonnes pratiques et... partagez-les.
1. Le mail, seulement pour ce qui n’est pas urgent
Si vous utilisez le mail ou la messagerie interne pour des informations urgentes, vous contraignez vos correspondants à les surveiller en permanence, ce qui est fatiguant et contre-productif. De plus, vous prenez le risque, s’ils ne le font pas, de ne pas obtenir la réponse souhaitée, ce qui vous obligera à laisser un sms, voire à passer un coup de fil en complément. Bilan: du temps perdu pour vous, comme pour votre correspondant, qui aura à gérer successivement, votre appel, votre message et votre mail.
«Le mail est à réserver à la transmission d’informations non urgentes» explique Caroline Sauvajol-Rialland, professeur à Sciences Po Paris et ICD Paris. «Pour ce qui est pressé, envoyez un sms ou téléphonez» ajoute cette coach, directrice du cabinet de gestion de l’information So Comment.
Bannissez le mail également lorsque vous devez négocier quelque chose, débattre d’un dossier. «Il vous faudra échanger plusieurs mails à chaque fois, avec à la clé une perte de temps et une qualité de communication dégradée» assure la spécialiste. Préférez le téléphone, suffisant si vous connaissez déjà bien votre interlocuteur, ou, sinon, la visioconférence, car elle vous permet de saisir les expressions, les attitudes de votre correspondant, qui vous «parlent» aussi.
2. Coupez les sollicitations
Vous devez vous concentrer sur un dossier ? Coupez les notifications de Whatsapp et autres messageries, fermez votre boite mail, etc. Et pourquoi ne pas vous isoler ainsi deux heures chaque matin et deux heures chaque après midi si vous vous sentez au bord de l’explosion ou si vous avez besoin de calme pour avancer dans vos missions.
«Aujourd’hui, on considère trop souvent que travailler, c’est être joignable. Or, pour bien travailler, il faut aussi savoir être indisponible» insiste Caroline Sauvajol-Rialland, qui plaide pour que les managers donnent l’exemple et instaurent cette règle dans leurs équipes.
Vous craignez que vos collègues ne cherchent à vous contacter quand même pour des dossiers pressants ? «Pourquoi ne pas paramétrer l’envoi d’un message automatique à ceux qui tentent de vous joindre pour les avertir que vous n’êtes pas disponible pour le moment, et qu’ils doivent téléphoner en cas d’urgence ? » questionne Caroline Cuny.
3. Rangez votre boite mail
Vous ne devez pas trier vos courriers au fil de l’eau, mais les relever une ou deux fois dans la journée. «D’abord, osez jeter sans les regarder les messages qui ne vous concernent pas» recommande Caroline Sauvajol-Rialland. Traitez immédiatement les mails qui exigent une réponse rapide ou peuvent réglés très rapidement (inutile de perdre du temps à vous y replonger plus tard), et bien sûr, ceux qui concernent des tâches à déléguer à d’autres.
Transférez les autres mails, ceux qui demandent plus de temps ou qui ne peuvent être traités dans l’immédiat, vers un sous dossier de votre boite mail et «fixez un moment dans votre agenda pour y répondre, dans la journée ou le lendemain» conseille la spécialiste du management de l’information.
4. Respectez les règles du savoir vivre électronique
Certaines DRH ont dû, depuis le début du confinement, rappeler les règles de bonne conduite pourtant évidentes de la communication électronique: limiter autant que possible les destinataires d’un mail pour ne pas «polluer» des collaborateurs qui ne sont pas concernés par l’information diffusée, éviter de cliquer sur «répondre à tous» quand vous voulez vous adresser en réalité seulement à l’expéditeur du mail, etc.
D’autres bonnes pratiques ? Un mail ne doit avoir qu’un seul sujet, pour simplifier la vie de votre interlocuteur. Si vous abordez trois points différents, il aurait peut-être pu répondre tout de suite aux deux premiers, mais différera sa réponse à cause du troisième. Vous perdez tous les deux du temps et il lui sera plus difficile de classer votre courrier.
«Mettez au point un code avec vos équipes. Si le sujet du mail est précédé de LR (lecture requise), répondre n’est pas indispensable, à la différence de RR (réponse requise)e. Tandis que AR signifie Action requise» explique Caroline Sauvajol-Rialland
Cette consultante recommande aussi, avant d’envoyer par mail une information sensible, d’avoir la délicatesse d’avertir les intéressés par téléphone.
5. Utilisez Doodle pour fixer les horaires des réunions
Cette plate-forme qui gère l’organisation des réunions vous évitera de vous épuiser en messages pour arriver à trouver un créneau qui convienne à tous les participants.
6. A chaque messagerie, son rôle
Réservez par exemple Whatsapp aux moments de convivialité, Slack aux messages professionnels... Ainsi, vous saurez ce que vous pouvez débrancher, le soir ou dans la journée, selon votre disponibilité.
7. Respectez le droit à la déconnexion
Respectez le droit à la déconnexion des autres. S’ils font l’erreur de regarder leurs mails avant d’aller se coucher, peut-être verront-ils c message que vous en avez envoyé à 22 heures, seront tentés d’y répondre ou y penseront toute la nuit... «Il est possible de paramétrer l’envoi différé de vos mails, si vous voulez les rédiger en dehors des horaires de bureau. Ainsi, vous ne risquez ni de les oublier dans vos brouillons, ni de les envoyer avant un horaire acceptable»souligne Caroline Sauvajol-Rialland.

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